Oleh: Laksmi Wienur Audina – Konsultan di PPM Manajemen

Pandemi Covid-19 sukses menghasilkan situasi yang cukup “kacau” di seluruh dunia, yang berdampak bagi organisasi. Pada lingkungan kerja misalnya, dipaksa berubah dan menyesuaikan diri dengan keadaan. Para pegawai harus beradaptasi dengan teknologi agar dapat menjalankan tujuan organisasinya. Mereka yang terbiasa berangkat dari rumah menuju kantor pada pagi hari, dan disibukkan dengan urusan pekerjaan hingga sore atau malam hari, harus membiasakan diri melakukan kesibukan itu dari rumah.

Bagi sebagian orang mungkin hal tersebut merupakan sebuah bentuk transformasi yang sukses. Terbebas dari kewajiban untuk hadir di kantor, dan jam kerja yang mengikat. Para pegawai mulai bisa mengembangkan dirinya, menemukan pekerjaan lain yang ia sukai dan menjadi pribadi yang lebih berkembang selama masa pandemi. Pada akhirnya, mereka mulai terbiasa dan merasa nyaman dengan kebijakan untuk bekerja jarak jauh.

Nampaknya, situasi dunia kini belum cukup membaik. Beberapa negara seperti di Indonesia, masih harus bergelut, mencari jalan keluar untuk menghentikan penyebaran virus Covid-19. Vaksinasi yang belum merata, tingkat penyebaran virus yang masih tinggi dan mutasi virus yang makin cepat membuat beberapa organisasi perlu memikirkan penyelesaian yang tepat untuk permasalahan yang ada.

Hybrid Workplace

Pada situasi pandemi seperti ini, organisasi perlu untuk memperhatikan kesejahteraan, keamanan, dan kesehatan para pegawainya. Hybrid workplace merupakan sebuah alternatif tindakan yang bisa ditawarkan oleh organisasi untuk meningkatkan kinerja dan kepuasan kerja pegawai.

Hybrid workplace sendiri merupakan jenis lingkungan kerja yang menggabungkan aspek kerja jarak jauh dan kerja di kantor. Organisasi lingkungan kerja yang menerapkan hybrid workplace menerapkan situasi kerja yang bebas kepada pegawainya, untuk dapat memilih kapan dan di mana mereka bekerja. Para pegawai dibebaskan membagi waktu antara bekerja di rumah atau di kantor.

Cara kerja dan penerapan hybrid workplace pada umumnya tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Pada dasarnya, penerapan hybrid workplace mencakup adanya beberapa pegawai yang bekerja secara permanen di lokasi, atau beberapa tim yang terjadwal untuk bertukar masuk dan keluar setiap minggunya. Di satu sisi, penerapan hybrid workplace juga dapat dilakukan dengan menerapkan sistem kerja secara remote untuk seluruh pegawai, dengan menghadiri agenda rapat atau pertemuan secara online.

Pada beberapa penelitian yang dilakukan oleh McKinsey, ditemukan hasil bahwa sejumlah pegawai merasa didukung dan termotivasi dengan adanya hybrid workplace. Hal tersebut menjadi suatu hal yang positif bagi pengalaman kerja para pegawai. Hanya saja, dalam penerapannya tentu ada beberapa tantangan dan hal-hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan.

Managing Hybrid Workplace

Pada penerapan hybrid workplace, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan. Antara lain adalah keterlibatan pegawai perusahaan. Maka dari itu, penting untuk menanyakan kesediaan dan harapan dari setiap pegawai, mengenai penerapan hybrid workplace. Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan offering options, yakni dengan memberikan opsi kepada para pegawai untuk menentukan jam kerja, serta proses kerja yang akan mereka lakukan selama penerapan hybrid workplace.

Re-Design Meeting

Hal yang akan berubah selain jam kerja dan proses kerja selama penerapan hybrid workplace tentunya adalah kegiatan rapat. Maka dari itu, perusahaan perlu untuk melakukan re-design meeting. Perusahaan perlu membuat aturan mengenai kegiatan rapat, seperti apa yang harus dilakukan secara offline dan online. Penentuan tujuan rapat, menjadi dasar dari penentuan apakah rapat dilakukan secara online atau offline.

Re-Design Office Layout

Situasi pandemi yang belum berakhir tentunya menjadi perhatian bagi setiap perusahaan untuk mendesain ruang kerja yang “aman” bagi para pegawai. Perusahaan perlu menyediakan anggaran khusus untuk mendesain ulang ruang kerja mereka. Ruang kerja yang semula berkapasitas untuk 15 orang dapat dimodifikasi agar berkapasitas 7-8 orang saja, dengan memberikan jarak atau sekat antar meja kerja satu dengan yang lainnya.

Tantangan Dalam Menerapkan Hybrid Workplace

Hybrid workplace mungkin sudah mulai diterapkan oleh perusahaan di beberapa negara maju. Lalu karena pandemi Covid-19 masuk Indonesia, perusahaan di sini mulai mencoba beradaptasi dan menerapkan konsep hybrid workplace.

Pada dasarnya penerapan hybrid workplace tidak mudah, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan dalam penerapannya, seperti memiliki pemikiran dan perencanaan yang matang, serta memiliki sistem informasi yang jelas dan tersistematis. Dengan adanya sistem informasi yang jelas maka komunikasi yang baik dalam perusahaan dapat terjalin.

Komunikasi berkaitan dengan metode berbagi informasi. Mckinsey meneliti bahwa selama pandemi, komunikasi dan konektivitas antar individu terus mengalami peningkatan. Namun hubungan antar tim mengalami penurunan yang signifikan.

Sehubungan dengan pernyataan tersebut, tantangan selanjutnya yang perlu diperhatikan dalam menerapkan hybrid workplace adalah menjalin hubungan antar tim. Hal ini perlu menjadi perhatian para pemimpin. Pemimpin memiliki peran penting dalam sebuah tim, ia harus bisa mengarahkan, mengembangkan serta mengajak bawahannya untuk terus dapat bekerja secara efektif dan efisien. Pemimpin harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik agar dapat menyampaikan tujuannya kepada para followers-nya. Serta menjadi moderator agar hubungan antar pegawai dapat terus terjalin.

Pada penerapan sistem kerja dengan Hybrid workplace, pemimpin perlu aktif melakukan follow up pada pekerjaan yang dilakukan oleh para pegawai. Seorang pemimpin perlu menanyakan secara langsung mengenai cara untuk mendapatkan informasi terkait suatu hal kepada pegawainya, atau melakukan survei kepada setiap pegawainya.

Adanya umpan balik kepada setiap pegawai diperlukan untuk meningkatkan kohesivitas dalam kelompok meskipun mereka bekerja jarak jauh. Dalam hal ini, kemampuan komunikasi pemimpin juga harus dalam bentuk pengungkapan ide, gagasan, serta inovasi pengembangan terbaru yang dihasilkan oleh tim selama penerapan hybrid workplace. Melalui kegiatan tersebutpara pemimpin dapat memahami dinamika kekuatan dan kelemahan yang ada dari penerapan Hybrid workplace yang telah dilakukan oleh para pegawai. Pemimpin dapat memperoleh manfaat, mengetahui dengan baik tentang hybridity positioning dan hybridity competence serta mengambil langkah-langkah untuk menyamakan kedudukan bagi tim mereka.