Perbedaan KPI dan OKR dan Bagaimana Integrasinya

Oleh: Jimmy Sudirgo, Head of Corporate University, Master Coach & Facilitator OKR dan ICF Professional Certified Coach. (http://www.jimmysudirgo.com/blog)

Dalam tulisan sebelumnya, saya telah mengupas apa itu OKR. OKR dipopulerkan oleh John Doerr ketika berinvestasi pada Google di awal masa perkembangannya sekitar tahun 1999. Bahkan Larry Page, co-founder Google, pernah mengatakan bahwa OKR mempunyai andil membawa pertumbuhan bisnis Google puluhan kali lipat hingga kini.

Sebelum kita membedakan OKR dan KPI, ada baiknya kita ulas sekilas istilah OKR itu sendiri. OKR terdiri dari Objectives dan Key Results. Objectives berarti tujuan atau sasaran apa yang hendak dicapai (goal-setting). Key Results mempunyai makna apa tolak ukur (metrics) bahwa sasaran tadi telah tercapai. Jadi, Key Results menunjukkan bagaimana kita menuju Objective tersebut. OKR adalah sistem manajemen kinerja yang akan membantu perusahaan memfokuskan prioritas kerja terpenting yang akan dilakukan demi mencapai tujuan yang diinginkan.

Adapun KPI atau Key Performance Indicators mempunyai pengertian tolak ukur yang relevan terhadap pencapaian pada tingkat tertentu yang diinginkan, dalam sebuah bidang aktifitas tertentu yang sedang dievaluasi alias indikator kinerja utama yang sedang dievaluasi.

Esensinya KPI ini serupa dengan Key Results dalam OKR, yakni sama-sama tolak ukur terhadap suatu tujuan yang hendak dicapai.

Nah, dalam tulisan kali ini kita akan membedah secara detail apa perbedaan antara KPI dan OKR, dan bagaimana mengintegrasikannya dalam organisasi kita. Berikut adalah contoh beberapa perbedaan antara Key Performance Indicators dan Objective Key Results:

KPI harus terhubung pada Objective yang ada di atasnya, di dalam pernyataan KPI tidak ditulis apa Objective-nya. Hal ini berbeda dengan OKR dimana Key Result tidak bisa ada, bila tidak ada Objective-nya. Jadi di pernyataannya bisa dilihat apa Objective-nya sekaligus.

KPI terhubung pada level di atasnya dan job description dari pemegang jabatan tersebut. Berbeda dengan OKR yang disusun sesuai tujuan organisasi dan boleh pula disusun berdasarkan proyek perseorangan atau pribadi.

Perbedaan lainnya dalam hal frekuensi penyerahan data dan pelaporannya. Setiap KPI mempunyai frekuensi yang berbeda, dan umumnya lebih panjang misalnya satu kuartal dan yang lebih sering tahunan. Adapun OKR frekuensinya bisa dalam mingguan, bulanan hingga kuartalan, sehingga lebih lebih pendek waktunya dibanding KPI.

Target ditulis terpisah dalam KPI, sedangkan dalam OKR penulisan target atau tenggat waktu sudah tampak sekaligus. Sistem KPI umumnya dihubungkan dengan bonus, sedangkan dalam OKR tidak 100% berhubungan dengan bonus. Bahkan, disarankan tidak boleh dihubungkan dengan bonus

Dalam penyusunannya, KPI menggunakan pendekatan top-down yakni diturunkan dari level di atasnya. Sedangkan OKR umumnya menggunakan pendekatan bottom-up maupun sideway, yakni masukan dari level di bawahnya atau bisa pula dari samping alias kolaborasi dari unit yang lain.

Sifat KPI adalah pencapaian target yang lebih besar namun masih realistis. Bandingkan dengan OKR yang sifatnya aspirasional, bahkan kadang bisa tidak realistis.

KPI yang disusun secara seimbang antara kualitas dan kuantitas dan pencapaiannya harus 100%. Dalam OKR tidak harus seimbang, dan pencapaiannya di 60-70% sudah dianggap bagus.

Nah selanjutnya, setelah kita memahami perbedaan-perbedaan tersebut, pertanyaan yang sering diajukan peserta dalam pelatihan OKR saya adalah apakah sistem KPI yang telah ada mesti diganti atau saya bisa tetap menggunakannya ketika menerapkan sistem OKR?

Jawabannya tergantung kondisi dan tipe industri kita. Mana yang paling sesuai dengan organisasi kita dan perlu sejauh mana kita mengintegrasikan kedua sistem tersebut. Tentu akan lebih sederhana bila sebelumnya Anda belum memakai sistem apapun, sehingga tidak perlu pusing untuk memilih antara sistem KPI atau OKR ya. Namun seandainya saat ini Anda sudah menerapkan sistem KPI dan berencana mau mengimplementasikan OKR, maka ini beberapa tips saya.

Pilihan pertama, menerapkan sistem OKR secara penuh, dan sistem yang lama tidak dipakai lagi. Ini cocok untuk startup yang sebelumnya belum mempunyai sistem, atau untuk perusahaan yang merasa sistem KPI yang digunakan tidak efektif dalam meningkatkan kinerjanya. Jadi sekalian aja menggunakan sistem OKR.

Pilihan kedua, mentransformasikan KPI yang relevan menjadi OKR. Jadi OKR disusun berdasarkan KPI yang telah ada saat ini. Hasil akhirnya hanya ada satu sistem yang dipakai yakni OKR. Biasanya pada saat proses transformasi, KPI akan menjadi OKR tipe operasional, kemudian tinggal ditambahkan OKR aspirasional saja.

Pilihan ketiga, dinamakan hybrid system. Pandangan ini secara teori OKR tidak ada, namun dalam pengalaman saya membantu implementasi sistem OKR, hal ini sering dipakai sebagai proses transisi dalam penerapan sistem OKR. Yang dimaksud sistem hybrid disini adalah gabungan antara KPI dan OKR. Jadi KPI yang berdasarkan job description tetap dipakai, ditambah OKR yang menampung nilai-nilai yang merefleksikan apa yang Anda lakukan lebih (extra mile). Sistem hybrid OKR cocok untuk tipe organisasi yang lebih terstruktur. Misalnya di level corporate menggunakan KPI, sedangkan di level individu menggunakan OKR.

Jadi integrasi sistem KPI dan OKR dapat dilakukan dan pilihannya kembali pada karakteristik dari organisasi Anda dan seberapa siap proses manajemen perubahan ini dilakukan.

Semoga sharing perbedaan Key Performance Indicator dan OKR di atas, beserta bagaimana mengintegrasikan sistem OKR dan KPI dapat bermanfaat untuk Anda yang berniat untuk mengimplementasikan OKR dan mendapatkan manfaat dari kelebihan sistem OKR ini.

Bagaimana pendapat Anda?

Leave a Reply

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)