Oleh: Jusuf Irianto, Guru Besar Manajemen SDM Dep. Administrasi Publik FISIP Universitas Airlangga, Pengurus MUI Jawa Timur

Salah satu isu penting dalam rangka memperoleh calon karyawan bertalenta (talent acquisition) adalah terkait fungsi awal manajemen sumber daya manusia (SDM) yaitu rekrutmen dan seleksi. Isu pengadaan karyawan sangat penting dengan mengingat lingkungan bisnis yang semakin kompetitif.

Dalam kondisi persaingan bisnis yang sangat ketat, intensitas pemenuhan kebutuhan perusahaan terhadap SDM profesional dan qualified pun semakin tinggi. Karena itu, fungsi rekrutmen dan seleksi diharapkan dapat lebih efektif dengan mengubah pandangan metodologis tentang cara memperoleh calon karyawan berbakat melalui berbagai proses yang mutakhir.

Pemutakhiran metode rekrutmen dapat dikaitkan dengan era digitalisasi yang terjadi saat ini. Dalam bentuk yang dapat diamati, metode rekrutmen digital yang saat ini populer misalnya berupa e-application atau e-recruitment (Baykal, 2020).

Proses rekrutmen dan seleksi secara digital lebih efektif dengan menggunakan platform digital. Rekrutmen dan seleksi merupakan serangkaian kegiatan mulai dari perumusan jumlah dan mutu calon yang dibutuhkan, penentukan kriteria, mengkomunikasikan atau mengumumkan kebutuhan calon karyawan kepada publik, menarik calon bermutu, hingga akhirnya dapat ditentukan figur terbaik untuk kemudian dipilih (selected) secara tepat.

Rangkaian proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan tersebut ternyata lebih dari sekadar upaya menemukan orang paling berbakat atau qualified. Rekrutmen dan seleksi juga merupakan upaya mendapatkan calon terbaik untuk dapat bekerja sesuai peran dan tanggung jawabnya. Selain itu, rekrutmen dan seleksi juga bertujuan memperoleh tingkat kompatibilitas setinggi mungkin antara personal values dan corporate values.

Mencapai tingkat kesesuaian antara nilai personal dengan nilai perusahaan bukanlah sebuah perkara yang mudah dilaksanakan. Saat ini labour market atau pasar tenaga kerja sangat absurd sekadar untuk memperoleh calon karyawan berpredikat ideal atau sesuai harapan. Di pasar tenaga kerja memang tersedia sangat banyak jenis pekerja (labour), namun sangat sedikit yang memenuhi persyaratan.

Frick et al (2021) mengilustrasikan banyak perusahaan menghadapi kesulitan rekrutmen dan seleksi karyawan berketerampilan teknis. Permintaan terhadap SDM berkterampilan tinggi dalam penguasaan teknologi oleh perusahaan non-teknologi terus meningkat dan tak mudah dipenuhi. Bahkan perusahaan raksasa teknologi pun harus berjibaku memperoleh SDM bermutu.

Guna mengatasi hambatan tersebut, pimpinan perusahaan agar segera membangun citra perusahaan sehingga lebih menarik (atraktif) bagi calon karyawan sekaligus mempelajari best practice atau praktek terbaik dalam rekrutmen dan seleksi.

Praktek Terbaik

Proses rekrutmen dan seleksi yang efektif tak hanya dipengaruhi oleh citra perusahaan yang lebih atraktif sehingga mampu menarik minat calon potensial. Citra perusahaan yang dibangun harus substansial dan berbasis fakta sehingga tak mengecewakan calon karyawan setelah nanti bekerja di perusahaan.

Dalam rekrutmen dan seleksi di era digital saat ini harus fokus pada perbaikan cara atau metode terbaik sehingga diperoleh pelamar terbaik. Karena itu, patut diikuti pandangan seorang chief human resources yang telah sukses besar merekrut dan kemudian mempekerjakan karyawan dalam jumlah besar, yakni Arte Nathan sebagai best practice.

Arte Nathan (2016) menguraikan pengalamannya di laman Society for Human Resource Management (SHRM) dalam tulisan berjudul “8 Critical Steps to Effective Recruiting“. Nathan menyebut selama 25 tahun sebagai chief human resources officer telah menerima lebih 3.5 juta surat lamaran (job applications). Dari jutaan lamaran tersebut dapat diperoleh calon terbaik dan kemudian diterima sebanyak 125.000 pelamar dengan status sebagai pegawai baru.

Proses rekrutmen tersebut sangat sukses terbukti dengan masuknya jutaan pelamar dari seluruh wilayah di Amerika Serikat. Namun, fakta tersebut tak diperoleh dengan proses mudah. Rekrutmen dan seleksi yang dilakukan butuh kerja keras, kreatif, ketekunan (perseverance), teamwork, serta didukung ketelitian dan konsisten sehingga mampu memperoleh karyawan baru lebih efektif.

Sesuai praktek terbaik tersebut, pengadaan calon pegawai dapat ditempuh melalui delapan tahapan sehingga dapat mendorong fungsi rekrutmen dan seleksi lebih efektif. Delapan tahap menurut Arte Nathan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut.

Tahap pertama adalah “know what you’re looking for”. Pengetahuan terhadap kebutuhan karyawan baru yang harus dipenuhi merupakan keniscayaan. Tanpa memahami berapa jumlah yang dibutuhkan dan penentuan kebutuhan kualifikasi secara tepat, dikuatirkan akan gagal meraih tujuan yang ditetapkan.

Selanjutnya tahap kedua adalah “fill your talent pipeline like your life depends on it”. Manajer rekrutmen bertanggung jawab mencari pelamar yang paling memenuhi syarat dan memastikan tersedia tepat waktu. Manajer perlu lebih proaktif menghubungi sumber-sumber potensial, mencermati trends perubahan di labour market, merancang konsep iklan yang atraktif, menentukan spesifikasi pekerjaan, serta mencari calon terhebat dari luar perusahaan jika rekrutmen berasal dari sumber eksternal.

Untuk rekrutmen internal, diasumsikan bahwa karyawan merupakan sumber terbaik yang mungkin menginginkan posisi pekerjaan yang ditawarkan. Karyawan yang sudah ada umumnya telah mengenal kondisi lingkungan kerja dengan lebih baik.

Kemudian tahap ketiga yakni “keep in touch”. Salah satu tantangan terbesar rekrutmen dan seleksi adalah membuat pelamar tetap tertarik dan kemudian terjalin komunikasi. Perlu beberapa strategi agar perusahaan tetap terhubung dengan calon dan menyampaikan minat serius perusahaan terhadap calon yang potensial.

Tahap keempat adalah “train your hiring managers”. Manajer SDM harus dilatih agar mampu secara efektif melakukan wawancara dan memahami persyaratan hukum atau regulasi yang berlaku. Selain itu, perlu pula mengetahui jenis pertanyaan terbaik untuk diajukan dalam proses wawancara dan mampu memahami sikap dan perilaku calon yang ada.

Tahap kelima adalah “look for different sources”. Beberapa perguruan tinggi atau lembaga pemerintah dan swasta membentuk lembaga khusus sebagai penyedia calon tanaga kerja bermutu. Lembaga tersebut berfungsi menghubungkan calon pekerja dengan pemberi kerja yang umumnya disebut sebagai pusat karir terpadu. Lembaga ini merupakan sumber yang sangat potensial berisi sekumpulan orang-orang berbakat (talent pool).

Sedangkan tahap keenam adalah “trust your gut”. Manajer rekrutmen mengandalkan insting dalam menilai kepribadian, antusiasme, serta mampu mengajukan pertanyaan dengan bijaksana. Selain itu, manajer dapat mengamati passion, perhatian, kreativitas, dan sikap secara keseluruhan dari calon yang potensial.

Tahap ketujuh adalah “make it a big deal” dengan memberi motivasi untuk memprospek calon agar nantinya bersedia bergabung atau bekerja pada posisi jabatan yang tersedia. Dibuat sedemikian rupa agar calon memperoleh kesan atau impresif antara lain dengan menonjolkan reputasi dan keberhasilan yang telah dicapai oleh perusahaan.

Pada tahap terakhir atau kedelapan yakni “treat applicants like customers” atau memperlakukan pelamar bagai seorang pelanggan. Manajer mengikuti golden rules dengan memperlakukan orang lain sebagaimana kita ingin diperlakukan. Menyapa dengan hangat dan bersahabat, serta peka terhadap kondisi psikologis pelamar merupakan beberapa contoh tindakan terbaik dalam proses rekrutmen dan seleksi.

Tentu ada banyak cara yang dapat dikembangkan untuk mewujudkan tujuan rekrutmen dan seleksi yang efektif. Pengembangan metode rekrutmen dan seleksi menyesuaikan kondisi atau perubahan terkait dengan kebijakan atau regulasi, teknologi, dan isu-isu mutakhir lainnya.

Referensi:

Baykal, Elif. (2020). Digital Era and New Methods for Employee Recruitment. In book: Umit Hacioglu, Handbook of Research on Strategic Fit and Design in Business Ecosystems. IGI Global, Hershey, PA. USA.

Nathan, Arte. (2016). 8 Critical Steps to Effective Recruiting. Society of Human Resource Management. Retrieved from: https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/critical-steps-effective-recruiting.aspx

Frick, Jonathan; George, KC; & Coffman, Julie. (2021). How to Attract Top Tech Talent. Harvard Business Review. Retrieved from: https://hbr.org/2021/11/how-to-attract-top-tech-talent