Oleh: Alain Widjanarka, Head of Operational Excellence Department PPM Manajemen

Apa sih ukuran keberhasilan kegiatan pembenahan? jawabanya adalah “uang”. Kegiatan pembenahan yang bernilai adalah bila berdampak pada pendapatan atau biaya. Setiap tindakan yang dilakukan semestinya memicu peningkatan pendapatan atau penurunan biaya.

Dalam proses bimbingan pengembangan karyawan suatu perusahaan, penulis bertanya apa yang menjadi sasaran kegiatan pembenahan yang akan dilakukan. Mereka merespons dengan beragam jawaban, kebanyakan berbicara mengenai pengurangan waktu dan peningkatan kualitas. Aspek finansial seakan dilupakan dan tidak menjadi sasaran prioritas dari pembenahan yang mereka akan lakukan.

Ketika ditanya, mereka beralasan perhitungan produktivitas adalah berdasarkan unit produk yang telah dihasilkan dalam kurun waktu tertentu.

Semestinya semua sasaran tindakan pembenahan memiliki perhitungan finansial yang menjadi sasaran utama. Sasaran lain harus sejalan dan mendukung pencapaian perhitungan finansial tersebut dan menjadi sasaran antara. Saat ini sasaran antara cenderung terburu-buru dirumuskan dan abai pada sasaran finansial.

Yang terjadi adalah tindakan pembenahan sesungguhnya merupakan kegiatan rutin belaka dan tidak menyentuh permasalahan uang yang menjadi urat nadi perusahaan. Oleh karena itu, tindakan pembenahan menjadi suatu kegiatan administratif dan tidak mengungkit kemampuan bertahan hidup organisasi.

Dalam Theory of Constraints (TOC), yang digagas oleh Eliyahu M. Goldratt pakar manajemen bisnis, dinyatakan bahwa Goal utama dari mayoritas perusahaan adalah peningkatan keuntungan. Sasaran dari bisnis yang dijalankan organisasi adalah menghasilkan uang yang lebih banyak untuk masa sekarang dan masa mendatang.

Bagi perusahaan yang tidak mengejar keuntungan atau nirlaba, menghasilkan uang merupakan tindakan penting dalam mencapai sasaram organisasi. Sehingga apapun jenis organisasinya, tingkat kinerja selalu diukur dengan angka keuangan.

Throughput, operational expense, dan inventory merupakan indikator pengukuran kinerja setiap tindakan yang dilakukan anggota organisasi. Berbeda dari definisi umum, TOC menghubungkan ketiga indikator kinerja tersebut dengan uang. Tingkat kinerja bukan lagi dihitung dari jumlah produk yang dihasilkan melainkan dari naik atau turunnya uang yang diterima.

Throughput merupakan indikator yang dihitung dari perolehan uang yang ditimbulkan oleh sistem melalui penjualan dalam periode tertentu. Ketika suatu produk sudah selesai dibuat namun perusahaan belum mendapat manfaatnya maka itu bukan suatu prestasi. Ketika suatu produk sudah sampai di tangan pembeli namun perusahaan belum memperoleh pendapatan maka kondisi tersebut tidak bisa diakui sebagai suatu kinerja positif. Namun apabila perusahaan telah memperoleh pendapatan meskipun produk belum sampai di tangan pembeli maka hal tersebut dapat merupakan keunggulan.

Operational expense, indikator yang dihitung dari sejumlah uang yang dikeluarkan untuk sistem dengan tujuan mengubah apa yang dimiliki organisasi menjadi produk yang bisa dijual. Setiap uang yang dikeluarkan organisasi harus berhubungan dengan penjualan produk. Organisasi harus memastikan bahwa setiap tindakan, baik yang dilakukan unit kerja utama atau pendukung, mengarah pada penciptaan produk yang nantinya dapat dijual. Kinerja organisasi dikatakan positif apabila masing-masing unit kerja memiliki kontribusi nyata pada peningkatan pendapatan.

Inventory, indikator yang dihitung dari sejumlah uang yang diinvestasikan pada suatu barang yang nantinya akan dijual atau seluruhnya menjadi bagian dari produk yang akan dijual. Ketika organisasi sudah “belanja” maka mereka harus memastikan bahwa setiap sumber daya yang dibeli dan dimilikinya dapat terutilisasi penuh untuk memperoleh pendapatan. Organisasi yang tidak memiliki sisa sumber daya atau dapat meutilisasinya secara optimal, dikatakan memiliki kinerja positif. Kecepatan utilisasi suatu sumber daya meningkatkan kinerja organisasi.

Gabungan dari kondisi ideal ketiga indikator tersebut membawa organisasi pada tingkat produktivitas yang tinggi. Kondisi ideal dari throughput adalah semakin meningkat dari periode ke periode. Dari operational expense adalah semakin menurun dari periode ke periode. Sedangkan dari inventory adalah semakin menurun dari waktu ke waktu. Ketika ketiganya berada pada kondisi ideal maka organisasi menjual produk melalui proses yang efektif dan efisien dengan tidak menyisakan sumber daya.

Organisasi memastikan adanya learning curve di setiap unit kerja serta menghilangkan proses atau unit kerja yang sudah tidak bernilai tambah. Itulah mengapa TOC menyebutkan bahwa tindakan pembenahan yang dilakukan harus selalu berdampak nyata pada kinerja organisasi yang diukur dengan indikator keuangan.

Perusahaan perlu mengidentifikasi apa yang menjadi kendala dalam mencapai kondisi indikator yang ideal dan mampu mengidentifikasi kendala yang menghambat pencapaiannya. Pastikan bahwa kendala tersebut telah diutilisasi secara optimal. Yakinkan bahwa optimalisasi tersebut dapat berjalan tanpa ada hambatan dari yang lain. Ketika kendala telah mencapai titik optimal secara terus menerus maka lakukan tindakan pembenahan dengan output-nya adalah peningkatan titik optimal.

Tidak ada keraguan bahwa pemikiran TOC menawarkan suatu konsep yang berbeda dari manajemen yang ada. Produktivitas dihitung sebagai perbandingan antara pendapatan yang diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan selama masa penciptaan dan penjualan produk.

Untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi maka perusahaan dituntut untuk dapat meningkatkan perolehan pendapatan dan menurunkan biaya operasional. Itulah yang saat ini terjadi dimana perusahaan melakukan kolaborasi sumber daya atau sharing asset, kolaborasi produk atau sharing product, ataupun kolaborasi pemasaran.

Tingkat ketidakpastian bisnis yang semakin tinggi di masa depan membuat konsep pengendalian kinerja melalui biaya semakin diperlukan. Pemikiran TOC diperlukan sehingga manajemen operasi mampu menghitung kinerja dalam ukuran hari, tidak lagi menunggu bulanan.

Pemikiran TOC diperlukan manajemen SDM guna memastikan adanya penghitungan tingkat produktivitas manusia setiap harinya layaknya aset. Pemikiran TOC diperlukan manajemen pemasaran untuk memastikan bahwa tiada hari tanpa penjualan produk. Pemikiran TOC diperlukan manajemen keuangan demi memastikan bahwa laporan keuangan dapat tersedia secara harian sehingga memudahkan pengukuran kinerja. Kecepatan pemahaman kinerja membuat perusahaan mampu mengambil keputusan secara cepat. Pemahaman tingkat kinerja secara cepat dapat dipahami melalui aspek finansial, seperti konsep TOC. Oleh karena itu tugas perusahaan adalah menemukan kendala yang menghambat kecepatan tersebut dan membuatnya sebagai tema pembenahan. Ketika kendala tersebut terselesaikan maka perusahaan dapat hidup lebih lama di masa depan.