Umpan Balik untuk Continuous Improvement

Oleh : Pratiwi M.M. – Researcher, Jasa Pengembangan Organisasi | PPM Manajemen

Dalam sistem manajemen kinerja yang umum, di awal tahun, setiap kepala divisi, kepala departemen, manajer, supervisor sibuk menetapkan standar kinerja atau target yang harus dicapai unit kerjanya di tahun tersebut. Begitu pun di akhir tahun, kembali disibukkan dengan ritual penilaian kinerja.

Seringkali yang dilupakan oleh para atasan adalah pengelolaan kinerja yang harus dilakukan sepanjang tahun, setiap bulan, setiap minggu, bahkan setiap hari. Salah satu aktivitas sederhana namun dalam prakteknya sulit dilakukan atau jarang dilakukan oleh seorang atasan dalam pengelolaan kinerja adalah memberikan umpan balik (feedback).

Umpan balik adalah pandangan seseorang mengenai kinerja orang lain, yang dikomunikasikanpada pelakunya secara informal dan diberikan sewaktu-waktu. Seorang atasan seringkali merasa “Ah gitu saja gak bisa” atau “Aduh, kok gak sesuai harapan saya” Tapi kemudian diam saja, menyimpan dalam hati, berharap si bawahan bisa telepati, membaca pikiran sang atasan lalu menyadari kesalahannya dan tidak mengulanginya.

Budaya orang Indonesia yang gak enakan seringkali menjadi salah satu penyebab “malasnya” atasan dalam memberikan umpan balik korektif.

Namun di sisi lain, para atasan tidak mudah dalam memberikan umpan balik positif/apresiatif. Dalam sepuluh tahun terakhir PPM Manajemen melakukan Employee Survey, hingga saat ini masih banyak karyawan yang mengeluhkan kurangnya apresiasi dari atasan atas kerja keras yang sudah mereka lakukan.

Apresiasi yang dimaksud bukan saja insentif berupa uang atau sesuatu yang bersifat materi, namun apresiasi yang mereka harapkan berupa pengakuan, pujian, ucapan terimakasih, atau sekedar tepukan bahu. Karyawan sangat ingin tahu apakah pekerjaannya sudah tepat, apakah sudah sesuai harapan, kurang baik, atau sudah sangat baik.

Untuk rutin memberikan umpan balik kepada bawahan bukan perkara mudah. Para atasan harus membudayakan pemberian umpan balik dalam pekerjaan sehari-hari. Mengacu pada defisininya, maka umpan balik dapat diberikan sewaktu-waktu, tidak harus menunggu moment penilaian kinerja di akhir tahun. Setiap kali melihat pekerjaan yang tidak sesuai standar atau sebaliknya, sebaiknya atasan menyampaikannya langsung kepada yang bersangkutan. Ingat, kepada yang bersangkutan, bukan ke orang lain. Hati-hati, umpan balik sangat berbeda dengan bergosip.

Seperti disebutkan di atas, umpan balik tidak selamanya bersifat korektif, namun bisa berupa apresiasi. Agar umpan balik korektif maupun apresiatif yang diberikan efektif, sebaiknya memenuhi beberapa kriteria berikut: spesifik dan deskriptif; konstruktif; dua arah; respect; dan segera.

Pages: 1 2

Leave a Reply

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)