Kini, peran sekretaris perusahaan atau corporate secretary (corsec) sangat strategis, terutama di era Revolusi Industri 4.0 dan adanya pandemi Covid-19 yang menantang. Tidak sekadar berkutat dalam surat menyurat, saat ini corsec dituntut untuk lebih terampil dalam melakukan semua tugas.

Ibarat kamus perusahaan, corsec harus tahu segala informasi dan data perusahaan, apalagi jika perusahaan tersebut sudah IPO (initial public offering). Corsec harus lebih peka dan proaktif terhadap setiap informasi, karena ia bertanggung jawab sebagai jembatan perusahaan dalam berkomunikasi dengan para stakeholder.

Bagi Mahendra Vijaya, Corporate Secretary PT Wijaya Karya Tbk (WIKA), peran corsec menjadi penting dalam menjaga dan mengembangkan reputasi perusahaan, serta kepercayaan para pemangku kepentingan. Ia mengatakan, di WIKA, corsec bertanggung jawab langsung kepada direktur utama dan harus melakukan koordinasi secara intensif dengan seluruh unit kerja.

“Sekretaris perusahaan WIKA mempunyai dua tugas utama yaitu governance officer dan public relation officer. Dua hal yang menjadi prinsip-prinsip aktivitas sekretaris perusahaan,” ujarnya dalam webinar bertajuk ‘The Rising Power of Corporate Secretary: Building Corporate Reputation and Stakeholders Trust in the Challenging Years’ yang diselenggarakan oleh Majalah SWA dan Swanetwork, Kamis (28/10/2021).

Mahendra menjelaskan, unit sekretaris perusahaan WIKA membawahi tiga departemen. Pertama, Corporate Relations yang membawahi GCG serta Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL)/CSR. Kedua, Investor Relations. Ketiga, Corporate Affairs yang membawahi Corporate Communication dan Corporate Affair. Sehingga dalam hubungan dengan pihak eksternal, terutama ketika menghadapi pers, maka corsec yang berhak melakukan pers release untuk mewakili Board of Director.

Untuk menjaga opini para stakeholders terhadap korporasi, menurut Mahendra, pihaknya menerapkan agenda setting. Melalui agenda setting ini, corsec akan melakukan mapping target-target komunikasi yang ingin dicapai. Selanjutnya melakukan koordinasi dan sinergi untuk menetapkan strategi komunikasi serta berusaha melakukan kapitalisasi pemberitaan baik ke media konvensional, media online, media sosial, maupun Podcast.

“Kami tetapkan apa-apa yang harus kami kemas kontennya untuk bisa mendorong agenda setting ke eksternal. Di situ kami menetapkan rumusnya. Semuanya kami rencanakan sambil melihat seperti apa wave yang ada di publik,” ucap Mahendra.

Agenda setting ini juga didorong untuk menjangkau investor luar negeri, khususnya di kawasan yang memiliki persentasi pemegang saham cukup tinggi seperti Singapura, Hongkong dan Amerika Serikat. “Kami juga merasa perlu untuk mendorong pemberitaan-pemberitaan korporasi sampai ke luar negeri,” ujarnya lagi.

Tugas lain dari corsec WIKA adalah melakukan optimalisasi media sosial. Sebab, Mahendra bersama tim corsec WIKA menyadari bahwa media sosial di era digital ini mempunyai peran yang sangat penting dalam mendorong isu-isu strategis korporasi, seperti pencapaian perusahaan, update proyek, aktivitas perusahaan, kinerja perusahaan, dan kegiatan CSR. Semua isi tersebut dipersiapkan secara matang, mulai dari perencanaan konten, editing visual, drafting caption/wording, review, hingga mengunggahnya ke dalam media sosial.

Corsec WIKA juga selalu berinovasi menghadirkan konten-konten kreatif dengan formasi baru, di antaranya Meet the Engineer, Wikapedia, dan Podcast WTalks yang kemudian dikemas secara baik melalui kanal Youtube, Instagram, Twitter, dan Podcast untuk memberikan informasi kepada publik secara lebih luas.

Hadirnya semua konten tersebut diharapkan dapat memberikan informasi dan gambaran mengenai kondisi perusahaan saat ini, terutama dalam kondisi pandemi Covid-19. “Kami akui di pandemi Covid-19 ini sangat sulit sehingga terkadang banyak opini-opini di luar yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan. Tentu hal ini harus kami atasi dengan mendorong informasi yang sebenarnya sehingga para stakeholder mengetahui kondisi perusahaan,” kata Mahendra.

Dalam menyajikan semua itu, kata dia, dibutuhkan peran aktif dari semua divisi dan proyek untuk menyajikan konten-konten yang atraktif baik itu dari segi visual maupun narasi. Pihaknya juga selalu melakukan monitoring terhadap level of engagement dari setiap konten yang diunggah ke media sosial.

“Kami pantau terus, viewernya berapa, sehingga kami bisa mengetahui konten-konten apa saja yang mendapatkan antusiasme publik dan konten-konten apa saja yang tidak disukai. Dengan demikian, kami bisa menerapkan strategi konten kedepannya,” lanjutnya.

Tugas lain yang menjadi tanggung jawab corsec WIKA adalah manajemen krisis seperti bencana alam dan kecelakaan kerja. Secara internal perusahaan, WIKA telah menyiapkan suatu protokol atau instruksi kerja apabila terjadi suatu kondisi krisis, sehingga sekretaris perusahaan bisa mengetahui tugas dan posisinya. Dijelaskan pula cara berinteraksi dengan unit-unit kerja yang lain untuk mengemas suatu informasi sebelum informasi itu masuk ke publik. “Namun kami tidak bisa bekerja sendirian. Kita harus melibatkan unit kerja yang lain yang itu memang menjadi domain daripada aktivitas kerja itu sendiri.”

Mehendra menyampaikan, mereka selalu melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap setiap aktivitas yang dilakukan. Sebagai contoh, setiap minggunya corsec akan melakukan monitoring terhadap semua pemberitaan yang timbul di media, topik-topik apa yang diberitakan, kemudian seperti apa Top of Mind-nya.

“Kami juga akan membandingkan seperti apa pemberitaan korporasi dengan kompetitor, saat ini WIKA sedang berada di positioning yang mana, dan isu-isu apa yang menarik untuk publik baik itu positif ataupun negatif. Semua itu kami coba sikapi. Apabila banyak isu negatif maka sudah menjadi tugas kami sebagai corsec untuk bisa membalancing isu tersebut,” terang Mahendra.

Sebagai perusahaan publik, corsec WIKA juga melakukan monitoring pergerakan harga saham. Tidak hanya fokus pada korporasi, tetapi juga memonitor pergerakan harga saham anak-anak perusahaan WIKA lainnya yang sudah go public.

“Kami melihat seperti apa pergerakannya, apa penyebabnya, isu apa yang ada di market. Contohnya di BUMN Karya itu kental sekali dengan adanya isu keuangan, terutama isu hutang. Apakah itu hutang ini terjadi hanya di perusahaan kami atau itu adalah kondisi industri yang justru yang secara tidak langsung memberikan dampak kepada perusahaan kami. Kalau ini terjadi maka tugas corsec adalah memberikan informasi kepada analis dan pemegang saham bagaimana kondisi perusahaan.”

Meski ia tidak memungkiri bahwa kondisi industri akan mempengaruhi perusahaan walaupun situasi Itu sebenarnya tidak terjadi. Namun, yang tetap coba mereka lakukan adalah tetap memberikan informasi sehingga para pemegang saham dapat mengetahui kondisi real perusahaan.

“Untuk menjaga harga saham memang di luar kendali kami, karena itu mekanisme pasar. Namun, yang bisa kami lakukan adalah memastikan investor masih merasa nyaman dan kami yakin keadaan ini akan pulih,” katanya lagi.

Editor : Eva Martha Rahayu

www.swa..co.id