Bergerak di bidang hortikultura lebih dari tiga dekade, PT East West Seed Indonesia (Ewindo) menghasilkan benih sayuran melalui kegiatan pemuliaan tanaman. Hasil penelitian dan pengembangan benih sayuran ini diproduksi, diproses, dikemas, serta dipasarkan untuk petani Indonesia dengan merek dagang Cap Panah Merah.

Saat ini Ewindo menjalankan seluruh proses kerjanya itu dengan 839 karyawan serta bermitra dengan para petani dalam memproduksi benih. Ririn Virdhanti Atmelia, Direktur HR Ewindo, mengatakan bahwa sebagian besar karyawan adalah pekerja di bagian seed operation sehingga aktivitas paling banyak berada di lapangan yang membutuhkan mesin dan interaksi. Karena hal itu, tak mengherankan, saat pandemi Covid-19, penerapan berbagai protokol kesehatan menjadi tantangan besar bagi Ewindo.

Di sisi lain, bisnis yang digeluti termasuk yang permintaannya naik di tengah pandemi. Penyebabnya adalah meningkatnya kepedulian masyarakat terhadap sumber makanan sehat dari sayuran, serta merebaknya hobi urban farming yang memicu penjualan benih kemasan.

“Tantangannya adalah memastikan pekerja selalu sehat dan tetap semangat dalam mengawal proses bisnis agar tetap bisa memenuhi kebutuhan, dan supaya karyawan mengetahui bahwa apa yang mereka lakukan adalah kontribusi dalam berjuang di kondisi serba tidak menentu ini,” kata Ririn.

Berangkat dari hal itu, di tengah pandemi manajemen Ewindo melakukan arrangement dan clear message kepada karyawan tentang mengapa perusahaan ada dan harus tetap berjalan. Juga, memotivasi seluruh karyawan, agar engagement dan enablement tetap terjaga.

Ketika puncak penyebaran Covid-19 terjadi, Ewindo membentuk tim khusus Covid War yang melakukan pertemuan reguler secara daring untuk merespons dan mendapatkan info terkini terkait Covid-19 berikut potensi dampaknya ke perusahaan. Pertemuan dihadiri langsung jajaran direksi untuk memudahkan pengambilan keputusan secara cepat. Selain itu, dibentuk pula safety committee yang memiliki program kerja, antara lain, regular assessment dan on-the-spot assessment untuk mengendalikan serta menekan potensi risiko, dan melakukan tindakan perbaikan berdasarkan priority score.

Menyadari berbagai informasi dan arahan itu harus dikomunikasikan dengan baik, dari awal pandemi (Maret 2020) hingga saat ini, manajemen Ewindo membuat video message setiap pekan yang diisi oleh direksi perusahaan secara bergantian. “Video message sekitar tiga menit tersebut berisi tentang update perusahaan, sosialisasi protokol kesehatan, dan motivasi bagi karyawan yang terdapat di seluruh penjuru Indonesia,” Ririn menjelaskan. Hal ini, katanya, sangat berguna untuk menggapai para pekerja dan petani di lapangan yang tidak bisa menggunakan model work from home (WFH).

Manajemen Ewindo juga mengajak seluruh leader untuk lebih meningkatkan interaksi dengan tim masing-masing. Salah satu caranya, dengan melakukan survei atau pertemuan informal yang singkat tapi rutin. Manajemen pun rutin menggelar YouTube/Instagram/Facebook Live dengan karyawan dan petani.

Hadirnya pandemi ini juga memunculkan kebijakan baru dalam rangka meningkatkan engagement, sebagai new way of working, dan retention program untuk top talent. Apa saja yang dilakukan manajemen Ewindo?

Dalam pengaturan kebijakan WFH, misalnya, Ririn menjelaskan, Ewindo menerapkan model telecommuting. Dibuat sistem kerja jarak jauh yang mengedepankan fleksibilitas untuk peran-peran tertentu dengan memanfaatkan teknologi untuk pemantauan kerja oleh manajernya.

Kemudian, penerapan alternative working arrangement. Perusahaan menawarkan sistem kerja yang tidak harus full time. Biasanya diterapkan pada karyawan wanita yang ingin membagi waktu untuk mengurus anak dan keluarga. “Misalnya, untuk breeder. Para ahli breeder ini susah dicari sehingga kami sulit melepaskan. Kami menawarkan mengerjakan ini secara part time, misalnya 2-3 kali seminggu sehingga dia masih bisa kontribusi ke Ewindo,” katanya.

Perusahaan juga menawarkan flexible benefit policy yang mengakomodasi kebutuhan setiap pekerja. Dengan pola ini, karyawan bisa mengatur jatah benefit, apakah untuk wellness, vacation, atau education. Termasuk untuk kesehatan mental, yakni konsultasi psikologis.

Untuk memfasilitasi development opportunities, Ewindo rutin melakukan beberapa program pembelajaran jarak jauh (online) selama pandemi. Di antaranya, Learning from The Expert (LFTE) di bawah Ewindo Academy. Dalam program yang dapat diikuti seluruh karyawan ini, para ahli di lingkungan Ewindo berbagi pengalaman di bidang keilmuannya atau area pekerjaannya, sekaligus sebagai inspirasi para pekerja dalam hal kepemimpinan.

Program pengembangan talenta yang paling digencarkan saat ini adalah Individual Development Plan (IDP). Karyawan yang masuk sebagai top talent didorong untuk menginisiasi aspirasi kariernya. Engagement dalam program ini diperkuat dengan adanya komunikasi intens antara talent dan atasannya hingga direktur di unit kerjanya, termasuk dengan HRBP serta mentor (coach) terkait.

Satu “produk” pandemi yang diluncurkan manajemen Ewindo adalah Extra Miles Award. Ya, perusahaan ini memberikan penghargaan besar bagi pekerja yang melakukan “extra miles” dalam pekerjaannya di masa pandemi ini. “Kami membuat penghargaan ini dalam rangka recognition bagi mereka yang melakukan extra miles, terutama semasa pandemi,” ungkapnya.

Secara berkala Ewindo juga menggelar sejumlah survei terhadap karyawan. Di antaranya, salary survey, untuk memastikan bahwa perusahaan kompetitif di industri dengan target ingin dicapai. Kemudian, survei untuk menyampaikan ide dan pendapat, seperti Employee Opinion Survey, yang bisa juga melalui aplikasi Safe Room. “Saat pandemi, survei itu dilakukan setiap bulan. Sangat berguna dan insighful sekali saat itu. Sekarang ketika pandemi mulai mereda dilaksanakannya quarterly,” katanya.

Berbagai upaya menjaga enablement & engagement dan kebijakan baru semasa pandemi tersebut tidak lepas dari peran Direktorat HR perusahaan yang baru dibentuk setahun lalu. Sebagai Direktur HR pertama Ewindo, Ririn turut memberikan polesan baru bagi perusahaan. Misalnya, pada pengelolaan talent, dia mendorong penggunaan teknologi digital, seperti aplikasi GreatDay dan software lainnya, yang mulai efektif diterapkan pada November 2021, setelah sebelumnya berkutat pada Microsoft Excel.

“Sejumlah set–up saya lakukan, termasuk penggunaan aplikasi-aplikasi digital. Cara komunikasi sampai kebijakan diubah. Dampaknya lumayan, bisa tumbuh double digit,” kata Ririn. Secara bisnis, perusahaan yang beroperasi di Indonesia sejak 1990 ini memang mencatatkan peningkatan. Ririn menyebutkan, dari tahun 2019 ke 2020 meningkat 12,9%, kemudian dari tahun 2020 ke 2021 naik 14,5%. (*)

Yosa Maulana

www.swa.co.id