Pengelolaan Arsip Perusahaan di Indonesia Masih Terbengkelai

Dokumen atau arsip seringkali tidak mendapatkan tempat yang layak di perusahaan.  Akibatnya, penyimpanan arsip seringkali dipandang sebelah mata. Padahal penyimpanan arsip dapat menjadi rekam jejak yang dapat berguna. Menurut Taufik Efendi, pakar korupsi di Indonesia dan penyalahgunaan keuangan merupakan warisan sejarah dari Belanda.”Coba dilihat catatan arsip VOC zaman dulu, arsip kita sama persis dengan mereka, terutama dalam pengelolaanya.”

IMG_20150507_112650_HDR Taufik Effendi sebagai salah satu pembicara dalam acara seminar Tata Solusi

Hingga saat ini, pengelolaan arsip di Indonesia kurang diperhatikan. Banyak hal-hal teknis dan kecil, namun memiliki dampak besar.” Dulu waktu pertama kali jualan produk saya sering berpromosi, bahwa untuk penyimpanan dokumen konsumen hanya perlu menscan dokumen mereka, masukan ke komputer lalu berikan index. Setelah itu arsip pun dapat dengan mudah ditemukan. Beberapa tahun kemudian saya kembali berkunjung ke perusahaan-perusahaan tersebut, namun ternyata hal tersebut tidak berjalan lancar, karena banyak konsumen yang belum terbiasa dengan sistem penyimpanan arsip seperti itu. Banyak arsip yang akhirnya tidak masuk ke komputer,” terang Susanto Trisno, Pemilik Tata Bisnis Solusi.

Ia pun menyadari bahwa banyak hal yang harus dibenahi dalam tata pengelolaan dokumen. Menghadapi pasar bebas ASEAN dan global, akan membutuhkan pengelolaan arsip yang baik. Dokumen yang tidak tersimpan, seringkali menimbulkan berbagai masalah.

“Saya sering melihat bagaimana dua perusahaan atau dua orang berseteru memperkarakan satu hal  di mana semua perjanjian sebenarnya sudah tercatatkan di dokumen. Namun karena penyimpanan yang tidak rapi, menyebabkan dokumen tersebut tidak terlacak keberadaaanya. Lalu yang berseteru ini sama-sama maju ke pengadilan. Sayangnya yang bertugas membuat atau menyimpan dokumen tidak diikutsertakan sama sekali. Padahal yang menyimpan dokumen memegang peranan penting, mereka juga cenderung diam dan tidak peduli dengan masalah yang ada,” lanjutnya lagi.

Permasalahan ini tidak terdengar gaungnya pada 10 tahun yang lalu. Kini dengan adanya teknologi yang maju, keterbukaan pada masyarakat, serta undang-undang mengenai kerasipan yang mulai dicanangkan, pengelolaan arsip pun kini dianggap sebagai sesuatu yang penting.

Sayangnya masih ada beberapa hal yang harus dibenahi agar pengarsipan ini menjadi maksimal.  Saat orang-orang membicarakan mengenai pengelolaan arsip mereka menyadari bahwa mereka membutuhkan lembaga arsip nasional. Lalu perbaikan SDM,  hal ini menjadi sesuatu yang amat penting.

Banyak orang yang menyepelekan penyimpanan arsip di dalam komputer, kalau sudah ditulis di kertas, ditaruh di komputernya nanti-nanti, kalau ada waktu, pikir mereka begitu. Lalu setelah itu lupa, sewaktu dicari oleh atasan, tidak ketemu. Nah ini kan masalah jadinya, lalu ada juga sistem kearsipan. Menyimpan data di arsip itu kalau cuma 10 tahun itu masih dianggap jangka panjang, kalau masuk ke IT menyimpan 3 tahun itu sudah masuknya jangka pendek. Nah ini juga harus kita perhatikan.

Susanto pun melihat bahwa sebagai perusahaan yang bergerak di bidang kearsipan, PT Tata Bisnis Solusi melihat peluang bagaimana merangkul klien sekaligus mengembangkan bisnis mereka.

“Beberapa tahun yang lalu kami mengadakan seminar mengenai kearsipan. Inginnya kami mengadakan setiap tahun, namun sayangnya menemukan tema kearsipan tidaklah mudah. Tahun 2015 seminar akan membidik BUMN dengan menghadirkan perwakilan dari Garuda sebagai pembicara dan salah satu klien kami," jelasnya. (EVA)

Leave a Reply

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)