XL Axiata, Fokus pada Simplifikasi dan Digitalisasi
Pandemi Covid-19 telah memunculkan berbagai tantangan mutakhir bagi dunia HR, di antaranya penerapan cara kerja baru dari model future workforce, yakni hybrid model antara work from office (WFO) dan work from home (WFH), termasuk tren kerja mobile. Ini disebut tantangan karena membutuhkan dua hal penting yang harus mampu dipenuhi perusahaan: agile organization dan akselerasi pengembangan kapabilitas baru yang berhubungan dengan transformasi digital.
XL Axiata, operator telekomunikasi seluler yang memiliki lebih dari 1.500 karyawan, termasuk yang merasakan tantangan dalam menerapkan dua hal di atas. Lalu, apa yang mereka lakukan?
Demi menyiapkan HR yang future ready, transformasi yang dilakukan XL Axiata fokus pada simplifikasi dan digitalisasi proses-proses manajemen SDM. Tujuannya, meningkatkan pengalaman karyawan (employee experience) dalam interaksi keseharian terkait pekerjaan dan kepegawaian.
“(Di antaranya) Dengan digitalisasi seperti people analytics dan artificial intelligence/machine learning. Secara operasional, (kami) akan lebih banyak menggunakan platform berbasis employee self-service dan intervensi chatbot,” kata M. Hira Kurnia, Chief Human Capital Officer XL Axiata.
Hira melanjutkan, transformasi yang memanfaatkan digitalisasi tersebut membuat HR bisa menjadi business partner bagi unit-unit bisnis untuk menjawab kebutuhan terkait people dan organisasi. Bagaimana lengkapnya, berikut ini penjabaran Hira seputar langkah perusahaan yang 60% karyawannya tergolong milenial ini dalam menyiapkan SDM yang future ready.
Strategi
Untuk menghadapi situasi yang begitu cepat berubah, Hira menjelaskan, strategi pengembangan SDM difokuskan ke arah digital savvy, agile mindset, dan efisiensi sistem operasi yang bertujuan meningkatkan produktivitas dan engagement agar perusahaan lebih kompetitif. Kemudian, untuk mengakomodasi kebutuhan SDM dalam beberapa tahun ke depan (future readiness), dilakukan proses identifikasi yang terkait agility, analytics, cloud, convergence, hingga inkubasi bisnis dan memastikan ketersediaannya di dalam organisasi.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan penunjang penting agar agility dapat diterapkan dalam lingkungan dan proses kerja di perusahaan. Terkait hal ini, Hira mengatakan, perusahaannya membentuk organisasi yang memiliki dua prinsip: customer-centric organization dan lean structure. “Kami percaya dan yakini (keduanya) dapat mendukung dalam merespons setiap dinamika yang ada di industri dan pasar,” ujarnya.
Ia melanjutkan, struktur organisasi yang ramping (lean) memungkinkan proses pengambilan keputusan dilakukan lebih cepat. Dampaknya, perusahaan lebih responsif dan adaptif terhadap masalah terkini ataupun mendatang.
Salah satu contohnya, menerapkan lima layer dalam struktur organisasi dari sebelumnya tujuh layer agar mempercepat proses pengambilan keputusan. Lalu, menerapkan single point of accountability dengan span-of-control yang lebih lebar sehingga dapat mengambil keputusan dengan wawasan yang lebih luas (end-to-end). Di samping itu, juga mengutamakan model kerja agile untuk akselerasi program-program perusahaan.
Sistem
Salah satu sistem yang digunakan adalah Human Capital Information System (Success Factor) yang dapat diakses melalui portal internal. Hira menjelaskan, sistem informasi terintegrasi ini digunakan untuk pengelolaan dan penyimpanan keseluruhan data karyawan. Terdapat landing page (XL Mine) untuk membantu karyawan dalam navigasi kebutuhan yang terkait kepegawaian.
Sistem itu memungkinkan perusahaan mengelola data karyawan secara aman. “Karyawan dapat dengan mudah mengakses portal kapan pun untuk mendapatkan berbagai informasi (employee self-service),” ujarnya.
Ia menambahkan, sebagai perusahaan yang sangat mengedepankan penggunaan teknologi dalam aktivitas sehari-hari, XL Axiata memanfaatkan teknologi digital dalam mengobservasi kebutuhan internal untuk beberapa tahun ke depan. Di antaranya, mengembangkan HC (human capital) superapps dan HC chatbot guna membantu karyawan dalam mencari informasi terkait kebutuhannya di bidang HC, sekaligus sebagai masukan data bagi tim HC Analytics untuk mendapatkan tren dan data yang dibutuhkan untuk memperkaya source data yang digunakan dalam people analytics.
Skill
Untuk memastikan setiap fungsi dalam perusahaan diisi oleh karyawan yang telah memiliki kapabilitas, setiap tahun XL Axiata melakukan alignment dengan strategi perusahaan. Hasil alignment tersebut kemudian diterjemahkan ke dalam critical capability yang dibutuhkan perusahaan, baik itu functional capability (analytics, AI/ML, customer experience, agile working, cloud, digitalisasi) maupun leadership capability (strategic thinking, change leadership, agile/digital leadership).
Perubahan industri yang cepat membutuhkan karyawan yang dapat bertindak cepat pula, khususnya dalam pengambilan keputusan terkait people dan organization. Karena itu, kata Hira, agility dan people analytics adalah skill utama yang terus diasah, ditambah pengembangan critical skill lain, yaitu business acumen, agar karyawan tetap updated dengan perkembangan industri.
Shared Values
Perusahaan yang beroperasi sejak 1996 ini memiliki purpose, vision, dan corporate values yang menjadi pedoman kerja seluruh karyawan dan terus dikomunikasikan agar terjaga penerapannya. Walau demikian, kata Hira, dinamika industri yang saat ini berjalan begitu dinamis mendorong perusahaan selalu me-review nilai-nilai perusahaan secara berkala.
XL Axiata mencanangkan visi sebagai converged operator nomor satu di Indonesia. Tujuannya: membawa dunia lebih dekat dengan cara yang sederhana untuk kehidupan yang lebih cerah. Adapun nilai-nilai yang diusungnya adalah sebagai ITS XL, singkatan uncompromising Integrity, Team synergy, Simplicity, eXceptionaL performance). (*)
Yosa Maulana & Herning Banirestu