Buat kebanyakan orang, termasuk kalangan pebisnis dunia, nama institusi bisnis ini relatif asing: Lantmännen. Namun, buat kebanyakan orang Swedia, nama ini niscaya sudah cukup dikenal. Maklumlah, institusi bisnis yang berbentuk koperasi pertanian (agricultural cooperative) ini beroperasi di 19 county (setingkat kabupaten di Indonesia) dan dimiliki oleh sekitar 42 ribu petani.

Meski “hanya” merupakan koperasi pertanian yang dimiliki para petani, jangan meremehkannya. Asal tahu saja, koperasi yang mempekerjakan 13 ribu pegawai ini punya revenue tahunan US$ 5,5 miliar — jika dibandingkan dengan perusahaan di Indonesia, masuk konglomerat papan atas. Jadi, dari segi ukuran bisnis, koperasi yang beroperasi sejak abad ke-19 ini memang tergolong luar biasa. Jangan heran, penerapan teknologi informasi untuk mendukung bisnisnya sebagai penyuplai hasil pangan dan jasa pertanian (farming services) juga bukan barang baru.

Akan tetapi, dengan perkembangan teknologi, dan juga kebutuhannya, infrastruktur TI yang dipakai perusahaan koperasi ini pun dirasakan tak lagi memadai. Kalau ibarat mesin, para karyawan Lantmännen merasakannya sudah berat untuk dijalankan. Karyawan sering jengkel mengakses aplikasi bisnis institusi ini karena terasa berat dan lambat. Mereka merasa “haus” dengan bandwidth.

Penyebab utamanya, setelah dianalisis tim TI koperasi ini: sistemnya terpisah-pisah, seperti pulau-pulau (islands). “Kami sudah ada sejak abad ke-19. Jadi, (sistem TI) kami terdesentralisasi,” Dennis Jansson, Chief Security Officer Lantmännen, mengakui. Akibat sistem yang terdesentralisasi ini, pengawasan terhadap sistem back up jadi sulit dan orang TI tak tahu bila satu dari sistem TI-nya ini bermasalah. Selain itu, biaya tetap untuk pemeliharaan sistem juga relatif tinggi. Tak mengherankan, untuk mengatasinya, manajemen Lantmännen berencana memasang jaringan broadband berbasis fiber-optic (FO) dengan kapasitas 10 MB.

Namun, sebelum investasi jaringan broadband yang cukup mahal itu dilakukan, Jansson dan timnya lebih dulu berupaya memperbaikinya dengan mengembangkan lingkungan sistem yang lebih mudah dikelola (manageable). Pendekatan pertama yang dilakukannya adalah mengimplementasikan (deployment) perangkat optimasi WAN (wide area network) — vendornya Riverbed Technology.

Pada akhir 2008, kurang-lebih selama dua minggu, Jansson dan timnya memasangkan perangkat WAN optimization itu di 90 lokasi pertama. Dalam 18 bulan selanjutnya, perangkat yang sama juga dipasangnya di 200 lokasi lainnya — kebanyakan fasilitas produksi dan kantor. Prinsip kerja perangkat ini adalah menggunakan pola caching untuk meminimalkan jumlah data yang melewati jaringan sistem institusi ini, sekaligus menyediakan akses lokal terhadap beragam aplikasi perusahaan, dari mana pun para karyawan koperasi ini mengaksesnya. Hasilnya memang signifikan.

Pemasangan perangkat ini dinilai mampu mengurangi konsumsi bandwidth, sekaligus mendukung kinerja pemanfaatan aplikasi secara optimal. Dampak nyatanya, manajemen koperasi ini pun tak perlu membangun jaringan serat optik yang mahal itu, sehingga diperkirakan bisa menghemat biaya hingga US$ 650 ribu.

Langkah optimasi WAN ternyata juga memudahkan Lantmännen dalam proses ekspansi bisnisnya. Sebelumnya, mengintegrasikan sistem TI perusahaan yang baru diakuisisinya dengan sistem milik megakoperasi ini — terutama untuk mengonfigurasikan sistem pertukaran data maupun membangun koneksi jaringan tambahan — membutuhkan waktu setidaknya tiga bulan. Nah, dengan terpasangnya perangkat-perangkat optimasi WAN di sekujur sistem jaringan TI-nya, proses ini menjadi seperti pekerjaan sepele, karena hanya butuh tiga hari.

Langkah penting lain yang dilakukan tim TI Lantmännen untuk mengurangi kerepotannya mengelola sistem adalah mengonsolidasikan server-servernya. Upaya yang dilakukan tak lain memanfaatkan perkembangan terbaru di bidang pengelolaan server, yakni teknologi virtualisasi, menggunakan software virtualisasi dari VMware. Lebih dari seribu server milik koperasi ini yang tersebar di lebih dari 70 lokasi telah divirtualisasi. Tentu saja, ribuan server lain yang berada di 350 lokasi fasilitas dan kantor Lantmännen lainnya juga akan terkena langkah ini. Target manajemen dari pendekatan keduanya ini cukup ambisius, yakni menghemat biaya pengadaan server, konsumsi energi , biaya telekomunikasi, hingga biaya penambahan orang lebih dari US$ 60 juta dalam lima tahun.

Proses deployment dan kustomisasi untuk perangkat optimasi WAN dan virtualisasi server ini sebenarnya relatif tak lama, hanya memakan waktu sekitar dua minggu. Yang lebih lama justru untuk menguji dan mengevaluasi solusi hardware, yang membutuhkan waktu sekitar empat bulan.

Dengan prioritas yang jelas, langkah optimasi WAN dan virtualisasi server ini bisa di-roll out dengan sukses. Karena bisnis inti koperasi ini terletak pada proses produksi aneka produk makanan — dari roti hingga makanan untuk kucing peliharaan — fasilitas produksi (pabrik) memperoleh prioritas untuk tahap-tahap awal implementasi, yang kemudian dilanjutkan dengan implementasi di kantor-kantornya.

Melihat cakupan lokasinya yang luas, tentu saja, langkah optimasi WAN dan virtualisasi server-servernya itu membuat Lantmännen harus mengeluarkan belanja modal (capital expenditures) yang tak sedikit. “Kami sempat goyang juga,” Jansson mengakui. Pasalnya, ketika timnya memulai langkah overhaul infrastruktur TI-nya , tak ada jaminan investasi ini langsung memberikan hasil, misalnya efisiensi biaya yang signifikan.

Untungnya, menurut Jansson, institusinya ini sudah menerapkan pola good governance, terutama dalam program-program yang serius dan membutuhkan investasi besar seperti ini. “Setiap orang duduk, perhitungan bisnisnya dipresentasikan kepada seluruh manajer TI dan semuanya boleh bicara. Dan langkah ini adalah cara yang kami inginkan sebagai sebuah grup,” katanya.

Yang menarik, ketimbang menyerahkan proses seleksi vendor kepada Departemen Procurement Lantmännen, Jansson memilih pendekatan hands-on, dengan membaca dan menganalisis buku panduan produk, melakukan meeting langsung secara personal dengan para manajer produk ataupun para pengembang, dan mengukur manfaat potensial aplikasi dari sisi kebutuhan bisnis yang spesifik.

Apa yang dilakukan Jansson, dengan terlibat langsung dalam proses pemilihan vendor, memang patut diacungi jempol. Pasalnya, setiap vendor tentu membangga-banggakan kelebihan produknya, termasuk keunikan maupun terobosan teknologinya. Ini misalnya juga terjadi dalam ajang Interop di Las Vegas, Mei 2009, yang dihadiri sebagian besar vendor teknologi ini, mulai dari Cisco, Citrix, Blue Coat, F5Networks, Ipanema hingga Riverbed — hanya Expand Networks yang tak hadir.

Dalam diskusi panel antarvendor ini, juga sempat terjadi perdebatan menarik bagaimana sebaiknya langkah optimasi WAN itu diposisikan atau ditargetkan. Mulai dari pendekatan membeli “optimasi” sebagai sebuah service (layanan aplikasi), menjadikannya sebagai bagian dari proses yang berpusat pada aplikasi bisnis perusahaan, menempatkannya sebagai bagian dari rencana merampingkan kantor cabang, sebagai langkah untuk menghemat uang perusahaan, hingga memosisikannya sebagai bagian dari proses dinamis perusahaan untuk bisa fleksibel terhadap kebutuhan yang terus berubah. Pendeknya, langkah optimasi WAN, menurut mereka, mestinya bukan sekadar untuk optimasi jaringan.

Apa pun target dan pendekatan bisnis yang diambil oleh kalangan perusahaan pengguna software optimasi WAN ini, menurut Jim Metzler, prinsipal di kantor konsultan Aston, Metzler & Associates, para pelanggan korporat ini harus bisa membuktikan klaim para vendor menyangkut kinerja produk mereka. Caranya bisa dengan mengujinya di lingkungan jaringan yang nyata. “Anda perlu menguji teknologi-teknologi tersebut di lingkungan Anda sendiri, pada aplikasi-aplikasi yang Anda miliki,” demikian saran sang pakar yang kebetulan menjadi moderator dalam forum panel vendor tersebut.

Ya, ini saran yang bijak, ketimbang membeli kucing dalam karung.

Riset: Dumaria Manurung