Express Taxi Melaju dengan Sistem DDS

Perusahaan taksi Express (PT Express Transindo Utama) merupakan salah satu perusahaan yang cukup memukau para juri di ajang penjurian Best E-Corporation. Cosmas Christanmas, sebagai salah satu juri di ajang itu, memuji keyakinan yang tinggi manajemen Express dalam melakukan investasi besar di TI melalui sistem digital dispatch system (DDS) untuk menjadikan perusahaannya unggul dalam melayani pelanggan di jasa transportasi, khususnya taksi.

David Santoso, CFO, Hardy Huston, Senior IT manager, Express, Taxi, Transportasi dan David Santoso dan Hardy Huston

DDS sendiri merupakan sistem pemesanan taksi dan monitoring posisi taksi secara real time. Tujuannya, untuk meningkatkan layanan pada penumpang dari sisi delivery time dan feedback information. Selain itu, sistem ini berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan armada.

Hardy menjelaskan, Express, yang memiliki lebih dari 6.000 armada taksi, sebelumnya menggunakan sistem radio. Namun, pihaknya menilai bahwa penggunaan radio untuk keperluan pemesanan taksi tidak dapat menopang tujuan perusahaan untuk ekspansi. Beberapa kendala dalam menggunakan teknologi radio yaitu cakupan area teknologi radio yang terbatas pada lokasi, jumlah tower pemancar dan frekuensi radio sebagai sumber daya alam yang memiliki keterbatasan, dalam hal alokasi dan izin.

Radio mem-broadcast pesanan secara satu arah ke 500 unit mobil dalam cakupan radiusnya. Pada saat supir me-reply pesanan, mereka berebut. Selain itu, tower radio juga terbatas. Jadi, memang banyak kendala jika menggunakan teknologi radio. Kalau mau operasi di luar kota, maka harus buat tower untuk radio. Jadi memang terbatas pada lokasi dan tower. Belum lagi jika ada tekstur tanah yang naik turun. Frekuensi udara merupakan SDA yang tidak bisa sembarangan digunakan di mana untuk menggunakannya harus ada izin dari otoritas. Ada keterbatasan juga dalam izin. Semakin banyak armada (ekspansi, kami akan makin terbentur oleh izin yang disediakan oleh pemerintah,” jelasnya.

Oleh karena itu pihaknya mencari solusi untuk mengatasi kendala teknologi ini. Setelah melalui berbagai pertimbangan, dibangunlah DDS ini yang menggunakan teknologi GSM. “Jadi, kami menggunakan GPRS sehingga disebut DDS. Jadi dalam melelang order, kami menggunakan teknologi GSM. Order berbentuk data, sudah digital,” jelas Hardy.

Sistem ini diimplementasikan selama dua tahun dan mulai 10 Januari 2011. Beberapa terobosan dalam implementasi, yaitu digitalisasi proses pelelangan order taksi, struk terintegrasi dengan sistem argo, passanger LED dashboard yang terintegrasi dengan sistem argo, supply distribution monitoring, dan fleksibilitas terhadap perubahan kebijakan pemerintah dengan over the air feature.

Lebih rinci, keuntungan penggunaan sistem ini secara teknologi yaitu membantu mendapatkan data secara real time yang berguna untuk mempercepat proses analisis dan pengambilan keputusan. “Karena berupa digital, jadi datanya bisa dilihat secara real time dan terkoneksi ke server di pusat. Dengan data real time ini, bisa dilakukan penggalian data dan lainnya untuk membantu manajemen mengambil keputusan ke depannya dari info di lapangan,” jelas Hardy.

Keuntungan lainnya dari sisi teknologi yaitu integrated device yang akan mempercepat proses update dan setting peralatan. “Banyak keuntungannya, salah satunya jika pemerintah mengubah kebijakan mengenai tarif. Semakin besar armadanya, jika pemerintah mengubah kebijakan tarif, maka waktu yang dibutuhkan untuk meng-install ketentuan tarif tersebut ke semua armada, sangat singkat. Jika menggunakan metode lama, harus meng-install satu persatu ke armada. Semakin banyak armada, maka makin lama proses penginstallannya,” papar Hardy. Selain itu, keamanan sistem yang terjaga karena aktivitas perubahan memerlukan otorisasi dan tercatat dalam log. “Dari sisi security, karena semua aktivitas tercatat (ada log-nya), kami bisa memantau kondisi di lapangan jika sistem itu diotak-atik,” tambah Hardy.

Keuntungan dari sisi legal, pihaknya tidak perlu lagi mengurus izin frekuensi radio karena sudah menggunakan sistem berbasis GSM. Dari sisi SDM, keuntungan yang diraih yaitu pihak perusahaan dapat mengalokasikan SDM pada posisi yang memberikan peranan lebih baik dalam perusahaan. Hardy mencontohkan kondisi sebelumnya ketika masih menggunakan teknologi radio, dibutuhkan agen khusus untuk mengumumkan pesanan penumpang. “Fungsi ini bisa kami geser ke lelang inbound yaitu menerima telepon dari customer. Jadi kami bisa lebih banyak menerima order,” tambahnya.

Keuntungan dari sisi finansial, Hardy menjelaskan bahwa akan terdapat cost saving yang diperoleh senilai hampir Rp 13 miliar seiring dengan pertumbuhan jumlah armada dalam kurun waktu 5 tahun. “Setelah kami perhitungkan dengan rencana perusahaan untuk ekspansi armada, kami bisa saving hampir Rp 13 miliar untuk 5 tahun. Jadi, kami melihat sistem ini worthed untuk diimplementasikan. Cost yang kita saving sekitar 38% jika dibandingkan menggunakan radio,” ungkapnya.

Lebih rinci mengenai penjurian, berikut adalah sesi tanya jawab antara juri dengan pihak Express yang diwakili oleh Hardy Huston (Senior IT manager) dan David Santoso (CFO) pada penyelenggaraan ajang tersebut, Kamis (8/11), sebagaimana dicatat Denoan Rinaldi dari SWA:

Di taksi ada apa saja?

(Hardy) Selain argo, ada device yang namanya message display terminal (MDT), 7 inci yang dilengkapi GPS dan prosesor sebagai core device-nya, juga ada GSM modul. Berikutnya, kami integrasikan alat ini ke micro payment device. Jadi micro payment device ini nantinya kami bisa bekerja sama dengan bank-bank untuk menerima pembayaran.

(David) Beberapa waktu lalu kami sudah mulai kerja sama dengan Flazz BCA di Gebyar BCA. Micro payment device yang kami miliki punya kemampuan untuk bekerja sama dengan 3 vendor. Tidak cuma satu vendor. Kami rencanakan untuk bekerja sama dengan Mandiri dan T-flash-nya Telkomsel. Ini akan sangat membantu perusahaan dalam hal cash management-nya. Supaya kami bisa memastikan bahwa uang yang dterima supir, masuk ke kami terlebih dahulu dan kemudian baru disampaikan ke perusahaan. Jadi cash n blank-nya less, minimal. Semua ini bisa terjadi karena sistem DDS itu sendiri.

Penerapan DDS ini berimplikasi pada peningkatan volume order karena proses order dipersingkat dari 20 menit ketika menggunakan radio, menjadi 30 detik. Volume order yang sebelumnya hanya puluhan ribu, menjadi mendekati seratus ribu. Target kami, bisa mendekati satu juta volume per bulan.

Bagaimana melakukan itu?

Kami melakukan terobosan dengan order melalui data. Mulai Januari tahun depan kami live dengan order yang bisa dilakukan oleh aplikasi di BB, Android, dan IoS. Order melalui telepon (bicara) sebenarnya menghabiskan waktu dan sensitif. Jika pemesan sedang bad mood dan menemukan kesulitan ketika order via telepon, maka ia akan komplain. Kalau pakai data, mereka melakukan order sendiri. Dan buat orang yang kerap menggunakan teknologi, penggunaan mobile application itu lebih personalized. Hal ini yang mau kami garap. Target kami hingga 2014, kami mendekati 200 ribu – 300 ribu order per bulan.

Jumat lalu perusahaan kami jadi perusahaan terbuka. Kami menargetkan pertumbuhan armada yang tinggi. Tiap tahun 2.000 unit dan hingga mencapai 15.000 pada 2015. Kami berusaha mengimbangi dari sisi pelayanan ke penumpang dengan teknologi konten. Saya bisa katakan bahwa Express saat ini merupakan perusahaan taksi yan teknologi kontennya sangat tinggi. Perusahaan taksi yang lain, mereka bisa mengklaim seperti ini, tapi sebenarnya mereka masih menggunakan radio.

Apa diferensiasi dengan perusahaan taksi yang lain?

(David) Jika dibandingkan dengan “taksi biru”, mereka tidak menggunakan sistem real time. Mereka menggunakan sistem antrean. Jadi mereka akan deliver order ke sistem mereka, dan antrekan order. Kemudian supir memilih, mereka mau yang mana? Sedangkan kami, kami real time. Artinya supir berada di radius mana, hanya supir yang berada di radius 3 km sekitar tempat pengorder taksi. Hanya supir yang berada dalam radius 3 km tempat pengorder berada yang akan diberi order. Kemudian, jika supir mau ambil dia bisa ambil pesanan itu dan mendapatkan alamat pemesan. Itu yang kami sebut sebagai real time system. Ini lebih baik karena memastikan layanan ini tersedia dalam waktu yang cepat dan juga memberi tigkat kepastian yang lebih tinggi kepada penumpang. Karena begitu pemesan dapat taksi, sistem akan kirim sms ke penumpang, nama supir dan nomor taksi. Dan kami perusahaan taksi satu-satunya yang menyediakan layanan real time.

Ada sekitar 20 vendor dari berbagai negara yang kami review ketika kami mau menerapkan sistem ini. setelah kami timbang, tinjau, pelajari, dan kami lihat, akhirnya kami putuskan untuk menggunakan yang real time ini. Mengapa? Karena model kemitraan taksi Express ini berbeda dengan “taksi biru” dengan sistem komisi. Jadi memang ada perubahan model operasi. Model operasi yang unik ini, yang sudah mendapatkan pengakuan dari PBB, harus disesuaikan dengan teknologi yang kami miliki. Jadi, kami menggunakan arsitektur teknologi orang lain, maka tidak akan sesuai dengan model bisnis kami.

Technology respons-nya menggunakan apa?

(David) Untuk data pemesanan (reservasi), ke depannya akan menggunakan blackberry, android, dan Ipad. Saat ini masih dalam tahap integrasi. Belum diluncurkan. Tapi kami sudah siap dan sudah di ujung tahap karena yang paling penting backbone-nya. Kami sudah memulai ini sejak 2009.

Sebenarnya, tantangan paling sulit bukan pada IT-nya, melainkan pada supirnya. Mengubah orang untuk menerima sistem lelang, menerima, dan mau mempelajari teknologi baru, merupakan tantangan yang paling besar. Untuk hal ini kami melakukan sistem reward and punishment. Jika mereka mau melakukan sistem baru ini, maka mereka akan mendapat reward berupa makanan, sembako, voucher, kupon, dan segala macam, untuk memastikan mereka tertarik. Kemudian, jika supir sudah berhasil mendapatkan pesanan namun ia tidak pergi mengambil calon penumpang itu, maka manajemen akan memberikan sanksi. Itu yang sedang dicoba untuk dijalankan. Namun tidak bisa diterapkan dalam waktu instan karena jumlah supir yang cukup banyak, yaitu 15 ribu supir dengan armada terbanyak kedua di Indonesia, yaitu 8.000 unit.

Bagaimana cara anda melakukan pelatihan dan mengubah kultur supir yang berjumlah sebanyak itu?

(Hardy Houston) Kami memiliki departemen training and development di mana setiap hari memang dibuka kelas yang dihadiri oleh para supir. Pelatihan bukan hanya dilakukan sekali, tapi berulang kali karena untuk mengubah kebiasaan harus dilakukan berulang-ulang.

(David) Pelatihan untuk menggunakan teknologi baru secara masif pasti kami lakukan. Namun kami juga membangun drivers relation office (DRO) di mana divisi ini menangani komplain-komplain supir di lapangan. Misalnya ada kerusakan terkait teknologi ketika taksi sedang beroperasi, maka ada tim yang mengurus komplain ini. Dalam DRO ini terdapat hotline yang khusus menangkap keluhan supir terkait dengan DDS dan ditindaklanjuti dengan unit reaksi cepat yang memeriksa ke lapangan. Selain itu, kami juga berikan buku panduan, video, memanggil ke kelas, dan memberikan reward and punishment. Ini merupakan usaha dari manajemen untuk mendukung jalannya DDS dengan benar.

Metode mana yang paling banyak dipakai oleh para supir?

Video. Mereka melakukan itu ketika mereka datang dan menunggu di pool pada pagi hari. Kalau buku manual, tidak semua membacanya. Kalau pelatihan, penyerapan oleh supir kurang karena banyak yang mengikutinya dengan terkantuk-kantuk.

Bagaimana rencana atau strategi ke depan?

(David) Jika bicara ke depan, tentu tidak bisa lepas dari posisi keuangan. Perusahaan berharap dengan meningkatnya sistem transportasi, kami dapat menambah pelanggan yang lebih besar. Contoh, kalau kita naik taksi biru menggunakan voucher yang buat kami merupakan hal yang payable (maksudnya, perusahaan akan beri voucher ke karyawannya, kami beri kredit ke perusahaan itu, pegawai mereka menggunakan taksi, dan kemudian voucher-nya ditandatangan supir, kemudian diproses, direkap, dan tiap tiga bulanan dibayar). Jadi, bisnis yang dulunya cash, berubah menjadi sistem kredit, yang berarti bagus perusahaan. Saat ini, setelah kami bisa melakukan DDS dan sistem pre-paid BCA, kami juga akan membuat corporate card. Misalnya, ada perusahaan yang mau menggunakan kartu ini, mereka harus mengisi, deposit dulu kartu ini. Mereka bayar di muka.

Bagi perusahaan yang menggunakan kartu ini, kami akan berikan laporan rincian karena semua data terekam dalam bentuk digital. Saya bisa beri laporan kepada perusahaan mengenai karyawannya yang pergi menggunakan taksi nomor sekian, ke tujuan mana dengan biaya sekian. Akurat. Itu value yang bisa kami berikan. Selain itu juga bisa meniadakan fraud antara karyawan dengan supir.

Jadi ke depannya, kami berharap bahwa TI ini menjadi suatu alat yang membuat kami berbeda di mata masyarakat.

Bagaimana jika ada order cancellation?

(Hardy) Tergantung asal pembatalan, dari penumpang atau dari supir karena ada pecah ban dan sejenisnya. Jika pembatalan dari penumpang, penumpang akan menghubungi call center, kemudian call center akan key in ke sistem, dan kemudian akan ter-broadcast ke alat di taksi sehingga supir bisa membatalkan penjemputan.

Bagaimana meyakinkan manajemen untuk menyetujui ide ini?

(David) Seperti yang dikemukakan tadi bahwa kami memiliki kendala ketika nantinya ingin melakukan ekspansi jika masih menggunakan radio. Awalnya saya juga, akan buat channel radio. Namun mencari ahli radio ini seperti mencari teknologi yang lama. Membangun tower-nya pun miliaran rupiah biayanya. Setelah saya hitung, capex-nya tidak masuk akal. Nah, melalui teknologi GSM ini yang saya tawarkan adalah cost saving. Jika kami growing besar, maka cost untuk investasi teknologi ini akan menurun.

Akhirnya semua paham bahwa ada kebutuhan investasi teknologi yang ke depannya memudahkan operasional taksi dan berpotensi menambah pelanggan.

Sebagai sistem yang retail oriented, data mining apa yang sudah Anda dapatkan dan manfaatkan?

(Hardy) Jika terjadi lost and found’ atau jika terjadi kecelakaan, sebelumnya prosesnya bisa mencapai 7 hari, saat ini bisa langsung dideteksi dan mempermudah pencarian. Data mining lainnya yaitu kami tahu langsung tingkat responsibility pengemudi. Jadi kinerja pengemudi bisa kami pantau langsung secara realtime.

Berapa excess capacity sistem yang anda miliki?

(David)Sejak awal, tiga tahun yang lalu, kami memang membuatnya untuk kapasitas 15.000 unit taksi di seluruh Indonesia, yang sebagaian besar memang berada di Jakarta.

Apakah ada kemungkinan excess capacity ini bisa dijual?

(David) Kalau pendapat kami, saat ini kami sedang berkembang bertahap. Visi kami investasi pada teknologi ini memang untuk 15.000 unit taksi. Namun saat ini kami tidak berencana untuk menjual (membisniskan) teknologi ini keluar. Dengan kondisi teknologi dan bisnis yang seperti ini saja, server kami sudah mulai banyak. Kami juga tengah membangun data center yang berada di mega pool dengan luas 4 hektare dekat bandara. Dengan perkembangan yang kami targetkan, kami juga membutuhkan banyak rak untuk server. Jadi, untuk menjual teknologi yang kami bangun, mungkin baru terpikir 3-4 tahun lagi.

Apa keunggulan Express dibanding dengan kompetitor lain?

(Hardy) Saat ini, terkait implikasi bisnis, kami masih memperbaiki sisi internal seperti delivery time, order, dan lainnya yang mungkin terlihat umum. Tapi hal ini memang perlu dilakukan untuk perusahaan karena akan memperbaiki kinerja ke depannya.

Implikasi bisnis ke eksternal yaitu penyediaan struk dan micro payment yang akan diluncurkan dalam wktu dekat. Pre-paid card juga akan memberi nilai tambah kepada pelanggan korporat kami. Juga aplikasi mobile, nantinya juga akan mendukung kinerja kami.

Leave a Reply

1 thought on “Express Taxi Melaju dengan Sistem DDS”

Saya tertarik dengan tulisan anda mengenai ekonomi. Ekonomi merupakan suatu ilmu yang sangat penting untuk dipelajari untuk kebutuhan kehidupan sehari-hari. Saya memiliki beberapa tulisan sejenis mengenai ekonomi yang dapat dilihat di Journal Ekonomi Syariah
by Adeline Fiananda, 13 Nov 2015, 21:40

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)