Jurus Datascrip Dorong Perusahaan Berbisnis Lebih Efisien

Dengan mengusung tema “Doing Things Better ini Business”, pt. Datascrip menggelar Datacsrip Solutions Week 2012. Tujuannya untuk berbagi informasi tren teknologi dan mengajak pelaku bisnis di Indonesia berbisnis secara efektif dan efisien.

Ada pemandangan yang unik di Gedung Datascrip, Kemayoran selama 28 Mei – 1 Juni 2012 lalu. Berbeda dengan hari-hari biasa, saat itu mulai pagi hingga sore hari kantor perusahaan marketing dan distribusi solusi bisnis itu kebanjiran tamu. Mereka adalah pengunjung pameran mini dan peserta seminar Datacsrip Solutions Week 2012 yang berlangsung sepekan. Pameran berbagai produk, sarana dan sistem pendukung bisnis diadakan di lantai satu dekat lobi. Sementara itu, seminar yang berlangsung di lantai Penthouse diikuti oleh puluhan peserta secara serius dan akrab.

Seminar tersebut menghadirkan pembicara-pembicara yang kompeten di bidangnya, mulai dari pakar hingga praktisi bisnis. Pembahasan materi pun bervariasi, ada manajemen pengarsipan, digital imaging yang mendukung industri kreatif, teknik fotografi dalam kegiatan perusahaan, pemilihan desain ruang kantor plus conference system, perangkat teknologi dan komunikasi 3 dimensi, aplikasi teknologi guna mendukung efisiensi dunia pendidikan, bagaimana mengamankan aset perusahaan dengan sistem keamanan yang terintegrasi, serta sistem pengadaan barang dan jasa secara online.

Menariknya, Datacsrip Solutions Week 2012 sebenarnya pertama kali diselenggarakan, sehingga membuat penasaran banyak orang. Kebetulan rangkaian acara ini turut memeriahkan peringatan HUT Datascrip yang ke-43 tahun. Dan sesuai targetnya, peserta datang dari berbagai kalangan pelaku bisnis terkait.  Acara ini sekaligus menegaskan komitmen Datascrip dalam mendukung operasional bisnis secara efektif dan efisien.

Boleh jadi, melalui ajang Datascrip Solutions Week 2012 untuk meningkatkan awareness masyarakat terhadap Datascrip. Maklum, meski telah didirikan sejak tahun 1969, faktanya masih ada orang-orang yang beranggapan bahwa Datascsrip identik dengan stationary. “Padahal, Datascrip bukan sekadar filing cabinet. Kami tawarkan satu konsep business solution ,” kata Liana Setiawan, Direktur Penjualan pt.Datascrip.

Penjelasan Liana benar. Hingga saat ini Datascrip sudah memasarkan berbagai produk, sarana, sistem yang dibutuhkan aktivitas bisnis dan perkantoran ke dalam 7 kategori solusi bisnis. Pertama; Office Design, Space Management and Filing System. Kedua; Sationery, Office Equipment and Supplies. Ketiga; Multimedia Presentation and Conference Room. Keempat; Digital Imaging. Kelima; Time Management and Security Systems. Keenam; Surveying and Engineering. Ketujuh; Business Software and IT Solutions. Itulah sebabnya dalam seminar Datascrip Solutions Week 2012 dipaparkan 9 tema yang saling melengkapi agar peserta siap memenangkan persaingan di era bisnis yang kian ketat.

Medical Record Management in Digital Era & Excellent Record Management for Financial Institutions

Jangan remehkan soal keteraturan filing dan arsip. Mengapa? Sebab perusahaan atau organisasi tanpa arsip ibarat manusia tanpa memori. Filing system dan arsip tidak boleh bergantung pada satu individu, tapi harus dikelola dengan aturan dan sistem yang jelas. Apalagi kelancaran kegiatan perusahaan tidak hanya didukung oleh Sumer Daya Manusia yang handal, tapi juga keteraturan filing dan arsip.

Mengatur filing system dan arsip dapat diterapkan dalam dua cara: konvensional dan digital. Untuk manajemen dokumen konvensional, sistem filing menggunakan cara penyimpanan file di dalam map, folder, lemari dan filing cabinet. Sedangkan manajemen dokumen secara digital, penyimpanan data dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronik. Institusi keuangan dan rumah sakit adalah contoh yang membutuhkan special treatment pada proses manajemen arsipnya. Ini dikarenakan kebutuhan rekap data dari institusi keuangan dan rumah sakit lebih jamak, sistematis dan terkait dengan berbagai lapisan masyarakat.

Nah, di hari pertama seminar Datascrip Solutions Week 2012 membahas tema Medical Record Management in Digital Era dan  Excellent Record Management for Financial Institutions. Pembicara yang dihadirkan pada sesi pertama dan kedua  adalah Elise Garmelia, Ketua Umum DPP Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia; Fresley Hutapea, Finance Director RSAB Harapan Kita,  Natar Adri, Consultant & Trainer Consultant & Trainer M-Knows Consulting, serta Petrus Tatipatta, Chief Operating Officer PT Asuransi Jiwa Generali Indonesia.

Yang menarik, dalam seminar itu terungkap bahwa hasil sebuah penelitian menemukan  35% arsip di Indonesia hilang setiap tahunnya. Penyebabnya bermacam-macam, mulai dari bencana alam hingga dokumen yang rusak karena pelapukan. Padahal kehilangan arsip bisa diminimalisasi dengan memaksimalkan pengarsipan secara digital (electronic filing system).

Berdasarkan data yang diungkap Datascrip, sebanyak 75% arsip yang ada di negeri ini masih berbentuk hard copy/kertas. Hal ini menunjukkan bahwa pengarsipan secara digital belum menjadi tren. Orang Indonesia masih banyak yang beranggapan proses pengalihan dari dokumen hard copy ke dokumen digital masih sulit dan mahal. Masih banyak pula yang belum mengetahui kemudahan yang bisa didapat dari pengarsipan digital.

“Banyak  manfaat pengarsipan digital. Antara lain yaitu: penyimpanannya lebih ringkas dalam bentuk flash disk/hard disk, mudah disalin, dipindahkan dan dikirim secara online. Yang terpenting adalah dengan memakai pengarsipan digital, dokumen-dokumen yang tersimpan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap saat dibutuhkan,” ujar Natar.

Bagaimana dokumen berbentuk kertas bisa menjadi digital? Menyalin secara manual tentu sangat menghabiskan waktu dan tenaga. Sebenarnya pengalihannya sangat mudah, namun belum banyak diterapkan di Indonesia. Pengalihan dari hard copy ke digital bisa dilakukan melalui proses data capture yang dilakukan oleh mesin berupa dokumen reader.

Nah, untuk menjawab kebutuhan manajemen pengarsipan ini Datascrip telah menyediakan perangkatnya dengan produk Canon, DvTDM, RIMAGE, Compacto, IDEAL dan ProntoRack.

Creating Better and Faster Learning Experience in Digital Era dan Capture The Moment with High Public Relation Value in Every Events

Potensi industri kreatif, termasuk digital imaging menjadi pembahasan seminar hari ke-2 sesi pertama, yaitu”Creating Better and Faster Learning Experience in Digital Era”.Dulu, untuk menggambar harus dilakukan secara manual dengan menggunakan kertas, lalu mewarnai secara konvensional. Di era komputerisasi, gambar di atas kertas bisa diolah melalui beberapa software grafis untuk menjadi  suatu karya digital imaging.

Apakah perangkat digital sudah diaplikasikan dalam kegiatan belajar mengajar juga dibahas pada sesi ini dengan menghadirkan dua pembicara: Ardian Elkana dari Yayasan Multi Media Indonesia dan Ricky Pramudita dari Okapi Digital Art. Dan terkait dengan bidang ini, Datascrip pun telah menawarkan produk dari Wacom sebagai perangkat menggambar digital. Selama ini Wacom dikenal mempunyai kualitas akurasi dan sensivitas yang tinggi.

Selain itu, pada hari yang sama seminar sesi kedua mengangkat tema “Capture The Moment with High Public Relation Value in Every Events”. Dengan pembicara tunggal, Hadi Saputro, fofografer profesional, suasana seminar menjadi lebih hidup karena banyak pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta, baik fotografer amatir, profesional atau staf dokumentasi perusahaaan.

“Bagaimana caranya mengambil angle foto saat acara makan malam perusahaan yang mejanya cukup panjang dan tamunya duduk mengelilingi? “tanya Agus, peserta fotografer yang pernah mendapat order memotret acara gala dinner sebuah perusahaan itu. Peserta lain tak kalah serunya menanyakan, “Bagaimana cara mengatur jajaran board of director saat foto bersama dalam kostum yang tidak seragam agar tetap eye catching saat acara launching produk?

Melayani pertanyaan yang bertubi-tubi, Hadi menghadapinya dengan senyum. Lalu, dia menjelaskan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum menjalankan fotografi dokumentasi acara, antara lain: pertama, tema acara. Ini meliputi jenis acaranya, tujuan diadakannya event, nama perusahaan/ orang, produk yang dihasilkan, dan  sebagainya. Kedua, run down. Seorang fotografer event harus mengetahui run down dalam suatau acara, karena akan menuntun fotografer dalam mengabadikan  momen-moment dari event tersebut lebih terarah. Ketiga, pihak-pihak terkait. Dalam hal ini fotografer event harus mengetahui VIP/ VVIP dari acara tersebut (seperti direktur utama untuk corporate event, CPW & CPP dalam fotografi wedding).

Menurut Hadi, selain teknik dasar seperti mengatur bukaan diafragma, pengaturan kecepatan, dan pengaturan jarak, fotografer dikatakan profesional jika mampu mengatur komposisi dari foto yang mereka hasilkan. Mengapa demikian? Karena dengan pengaturan komposisi, seorang fotografer dapat menonjolkan point of interest dan nilai-nilai yang terkandung dalam foto yang dihasilkan, dapat membangun keseimbangan keseluruhan objek foto serta menyusun perwujudan ide menjadi sebuah penyusunan gambar yang baik sehingga terwujud sebuah kesatuan dalam sebuah karya.

Sejumlah perlengkapan yang harus disiapkan sejak awal fotografer dokumentasi di antaranya: bawa dua kamera untuk cadangan. Mengapa? Ini dilakukan untuk mengantisipasi apabila salah satu kamera tidak berfungsi dengan baik.  Juga, bawa baterai utama dan cadangan.Sebelum melakukan peliputan harus dipastikan bahwa kedua baterai yang akan digunakan dalam keadaan penuh. Selain itu, flash berikut baterai pelengkapnya. Jangan lupa, lighting (jika diperlukan), serta memory atau Compact flash CF.

Untuk kegiatan fotografi ini, Datascrip memiliki rangkaian produk  kamera Canon mulai dari kamera digital, camcorder hingga printer.

New  Ideas for Office and Conference Room dan 3D Communication for 21st Century

Bagaimana kondisi ruang meeting dan kantor Anda? Pertanyaan ini dilontarkan mengingat produktivitas perusahaan tidak bisa dipisahkan dari faktor kenyamanan kantor, pemilihan perangkat yang tepat, plus desain furnitur yang bernuansa estetis. Begitu halnya dengan dukungan teknologi di ruang rapat akan memudahkan kelancaran bisnis. Apalagi, kini, teknologi teleconference sudah menjadi pilihan yang efektif dan efisien untuk melakukan pembicaraan jarak jauh.

Diskusi seminar “New  Ideas for Office and Conference Room” tersebut dibahas di hari ke-3 sesi pertama. Hadir pembicaranya adalah Dina Hartadi, Ketua Himpunan Desainer Interior Indonesia dan Kunto Harjoko, Consultant & Senior Interior Design.

Selanjutnya, pada sesi kedua, seminar mengupas tentang 3D Communication for 21st Century yang dipandu oleh pembicara Alva Edy Tantowi, dosen Fakultas Teknik Industri dan Mesin Universitas Gadjah Mada.

Topik ini diangkat lantaran memasuki abad ke-21 ini teknologi komunikasi terus dikembangkan oleh para ilmuwan. Perangkat teknologi dan komunikasi yang berkonsep 3D mampu menghasilkan output yang nyata, semisal Ligth Detection and Ranging (LIDAR). Teknologi laser scanning atau LIDAR makin dikembangkan karena berbanding lurus dengan kebutuhan industri yang ada. Itulah sebabnya Datascrip juga menyediakan solusi Surveying and Engineering dengan FARO Focus3D, alat ukur Stationary Terrestrial Laser Scanning dan dokumentasi 3 dimensi terkecil dan teringan di kelasnya.

Optimizing IT in Developing the Quality of the Education dan Find the Threat Asset. Do You Feel Secure?

Bagaimana mengamankan aset-aset perusahaan juga menjadi topik hangat yang diangkat dalam seminar  hari Kamis, sesi kedua, bertajuk “Find the Threat Asset. Do You Feel Secure?”. Wajarlah keamanan aset perusahaan tidak hanya menjadi tanggungjawab petugas keamanan kantor, melainkan juga seluruh komponen perusahaan, baik internal maupun eksternal.

Aset perusahaan seperti gedung kantor, perangkat elektronik dan perlengkapan karyawan perlu dijaga dan dipelihara demi terciptanya kinerja yang optimal di perusahaan. Untuk pengamanan berbagai hal itu, dibutuhkan sistem keamanan yang terintegrasi mengingat ancaman yang datang tidak saja secara fisik (contoh kebakaran dan pencurian), tapi juga ancaman terhadap sistem data. Mengerikan bukan?

Toh, Anda tidak perlu khawatir. Berbagai pertanyaan tentang jurus mengamankan aset perusahaan dari ancaman serangan sistem data dikupas tuntas oleh Yehu Wangsajaya, Komisaris Besar Polisi Kepala Bidang TI Polda Sumatera Utara yang menjadi pembicara sesi tersebut. Terlebih, Datascrip juga menjual solusi KABA, HID, CISCO, iVMS sebagai sistem keamanan terpadu.

Sementara itu, seminar bertema“Optimizing IT in Developing the Quality of the Education” didiskusikan pada sesi pertama hari Kamis juga. Pembicara yang diundang adalah Chandra Hermawan, Direktur TI Universitas Bunda Mulia dan Andreas Kurnia Jati dari Microsoft Indonesia. Mereka membahas pentingnya penggunaan teknologi informasi dalam proses edukasi dalam pembentukan karakter dan kualitas generasi muda.

Strategic Sourcing on Procurement Management

Seperti yang kita ketahui perwujudan Good Corporate Governance (GCG) salah satunya dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam sistem pengadaan barang dan jasa. Akhir-akhir ini, sistem e-procurement telah banyak diterapkan di institusi pemerintahan atau perusahaan. Cara ini terbukti efisien dan efektif dalam membantu perusahaan dalam menjaga akuntabilitas pengadaan kebutuhan perusahaan.

Namun, penerapan e-procurement bukan berarti tanpa kendala. Pengembangan infrastruktur TI, seperti server, data center dan keamanan sistem juga perlu diperhatikan. Selain itu, bagaimana menyatukan persepsi sumber daya manusia tentang pentingnya sistem ini menjadi persoalan yang pelik.

Berbagai persoalan itulah menginspirasi Datascrip untuk mendiskusikannya dalam seminar“Strategic Sourcing on Procurement Management”. Tema ini dikaji dalam seminar hari terakhir, yaitu Jum’at, 1 Juli 2012 dengan pembicara utama Deni Danasenjaya, Mitra PT Baraka Management Service yang juga  Ahli Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, LKPP 2012.

Melalui Business Software and IT Solutions , Datascrip menawarkan berbagai produk terkait bidang ini, meliputi ASUS, Gigabyte, Envision. Juga, berbagai software, mulai dari Operating System, Office Profesional, Antivirus, Autocad, Adobe, 3D Studio Max hingga Ulead Video.

Dari rangakain 9 materi topik seminar yang dibahas itu memang  sayang untuk dilewatkan. Namun, bagi Anda yang belum sempat ikut, tidak perlu berkecil hati. Kemungkinan besar, tahun depan Datascrip masih akan menggelar Datacsrip Solutions Week, karena acara ini diharapkan menjadi agenda tahunan perayaan HUT perusahaan yang dibesut oleh pengusaha Joe Kamdani itu. “Ke depan, rencananya kegiatan Datacsrip Solutions Week akan diadakan tiap tahun,” Liana Setiawan menegaskan. Program yang mencerdaskan pelaku bisnis ini memang harus digencarkan. (EVA)

Leave a Reply

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)