Komunikasi Mulus, Aset Migas Terurus

Dengan memadukan solusi ERP, BPM dan teknologi Unified Communication, manajemen PT Medco E&P Internasional tak lagi kesulitan memantau area produksi-eksplorasinya yang tersebar di seantero Nusantara.

Nama PT Medco E&P Internasional (MEPI), anak usaha MedcoEnergi di arena bisnis nasional, khususnya di industri migas, sudah tersohor. Sebagai salah satu pemain besar, kelompok usaha milik keluarga Panigoro ini mempunyai sekitar 22 kontrak area eksplorasi migas yang tersebar dari ujung Sumatera (Langsa, Nangroe Aceh Darussalam) hingga Senoro di Sulawesi. Tantangan yang kemudian muncul, bagaimana jajaran manajemen MedcoEnergi bisa memperoleh informasi mutakhir mengenai aset produksinya dan tetap terjalin komunikasi dengan tim di lapangan.

Kerumitan semacam itu memang terjadi ketika MEPI belum menerapkan sistem berbasis teknologi informasi (TI) yang memadai. Contohnya, ketika tim lapangan menemukan sebuah lahan eksplorasi dan harus mengirimkan datanya, prosesnya baru bisa dilakukan secara manual. Data dalam jumlah dan ukuran besar itu pun dikirim via pos. Akibatnya, eksekusi yang mestinya bisa dilakukan secepatnya, terpaksa mesti menunggu berbulan-bulan setelah ada approval dari kantor pusat.

Sekarang? “Kami tidak lagi memiliki persoalan dengan pelaporan data dan komunikasi dengan tim di lapangan. Sistem kami sudah mampu menjawab persoalan tersebut,” kata Trisakti Herlambang, Manajer Senior Divisi Layanan Informasi MEPI.

Menurut klaim Trisakti, semua proses bisnis di perusahaannya kini sudah didukung sistem TI yang mumpuni. Pengembangan sistemnya mulai dilakukan pada awal 2000-an. Pada 2001, solusi ERP mulai diimplementasikan sebagai backbone untuk semua transaksi (dengan mengadopsi teknologi SAP R/3 versi 4.6c, yang sekarang telah di-upgrade ke versi 4.7). “Solusi ERP ini sudah bisa go live pada 2002,” ujar Trisakti.

Tak berhenti di situ. Pada 2002, tim TI MEPI mulai membangun aplikasi Business Process Management (BPM) – yang sekarang sudah di-upgrade ke versi terbaru. Belakangan tim ini pun mengembangkan aplikasi BPM Mobile untuk mendukung mobilitas pekerja. “BPM merupakan aplikasi utama dalam proses inputing,” ujar M. Ageng Wiryawan, Manajer Dept. IS Business Relation MEPI.

Dijelaskan Ageng, dalam BPM ada lebih dari 175 skenario bisnis. Skenario itu dikelompokkan ke dalam 6 bidang/modul utama (lihat: Tabel). “Fungsi BPM ini sebagai workflow dan governance atas semua proses, termasuk approval lintas departemen, sekaligus juga sebagai authority table,” papar Ageng.

Enam Modul Utama BPM

di MEPI:

  1. Modul Finance mencakup proses pelaporan, cost adjustment, vendor payment, e-tax, manajemen aset, dan sebagainya.

  2. Modul Supply Chain mencakup request material, service with contract, service without contract, purchase order, good receipt, dan sebagainya.

  3. Modul Human Resource mencakup leave request, employee request, employee transfer, advance settlement, pinjaman, klaim medis, dan slip gaji.

  4. Modul Plant Maintenance meliputi notifikasi, work order, order completion, measurement document.

  5. Modul Information Services terdiri dari IT request, IT helpdesk, IT change management, manajemen inventori.

  6. Modul e-Procurement mencakup proposal tender, open tender, negosiasi, manajemen kontrak, e-work acceptance notice, dan e-invoice.

Selanjutnya, pada 2008, MEPI mulai membangun pusat data (data centre) dengan menggandeng beberapa vendor hardware (Microsoft, HP dan Cisco). Disusul dengan implementasi Windows 2008 R2 sebagai default operating system bagi semua server milik MEPI, dan juga Windows 7 Enterprise di sisi client user untuk lebih dari 2 ribu penggunanya.

Nah, untuk mendukung kebutuhan komunikasi para karyawannya, MEPI pun tak mau tanggung-tanggung. Sejak dua tahun lalu MEPI telah mengadopsi platform teknologi komunikasi Unified Communication (UC) dari salah satu vendor (Microsoft, dengan solusinya yang bernama Office Communication Server (OCS) 2007 R2). “Dengan solusi UC ini, kami bisa melakukan kolaborasi kerja secara virtual, sekaligus menggantikan sistem PABX di kantor pusat,” ujar Trisakti dengan nada senang.

Menurut penjelasan Trisakti, ketika itu kantor MEPI di wilayah Jakarta-3, Sumatera dan Kalimantan sebetulnya telah dibekali sistem PABX dari Nortel. Lalu, tim TI MEPI melakukan perbandingan mengenai kekurangan dan kelebihan OCS dibanding sistem PABX.

Melihat benefit dari platform UC berbasis OCS ini jauh lebih besar, maka OCS pun diimplementasikan. Diklaim Trisakti, fase desain dan perencanaan hanya membutuhkan waktu tiga bulan, plus proses instalasi sebulan. Implementasi dari Microsoft Exchange Server 2007 dilakukan paralel dengan OCS 2007. Sementara itu, proses migrasi 2000 penguna dari pusat data lama ke yang baru dilakukan pada Januari-Februari 2009. Menurut pengakuannya, pengguna tidak mengalami gangguan yang berarti pada saat mereka bermigrasi ke OCS 2007 R2. “Seluruh proyek ini berjalan sesuai dengan jadwal, karena infrastruktur yang dibutuhkan, seperti hardware, software, network dan pusat data sudah ada,” katanya mengklaim.

Untuk mendukung proses komunikasi tersebut pihak MEPI menggunakan jejaring komunikasi MPLS dari Telkom dan XL, yang difungsikan sebagai jaringan utama, sedangkan di area tambang menggunakan fasilitas satelit (VSAT).

Ageng menilai, solusi komunikasi terintegrasi yang diterapkan perusahaannya memungkinkan para karyawan berkolaborasi dengan timnya. Menurutnya, solusi tersebut juga bisa berhubungan dengan aplikasi familier lainnya, seperti Office, SharePoint dan Exchange. Juga bisa memadukan fitur instant messaging, voice call, meeting dan shared whiteboard. Solusi UC yang dipakai ini bisa diaplikasikan ke berbagai platform teknologi lainnya, baik yang berbasis PC, Internet, maupun telepon. Bahkan, tetap bisa digunakan ketika Internet pada jaringan PC dalam keadaan luring (offline).

Dengan begitu, lanjut Ageng, solusi tersebut membantu MEPI meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antarpegawai dengan fasilitas presence, share desktop dan terintegrasi dengan Unified Messaging di Outlook dan aplikasi Office. “Hanya dengan single interface, semua pegawai dapat melakukan instant messaging, voice chat, video chat bahkan menerima dan melakukan panggilan dari dan keluar perusahaan melalui jalur PSTN,” ungkapnya.

Ageng memuji tampilan window-nya yang segar ala situs pertemanan, yang bisa menyajikan profil tiap pegawai perusahaan dengan lengkap, mulai dari foto, status update dan availability, nomor telepon, e-mail, lokasi, hingga kalender kegiatan. Dengan adanya data yang lengkap itu, menurut Ageng, tiap pegawai bisa lebih mengenal satu sama lain. Dan dengan adanya fitur pencarian, tiap orang bisa dengan mudah menemukan rekan di divisi lain yang tak dikenalnya. “Sistem juga dapat memonitor penggunaan telepon secara real time dengan sistem billing yang terintegrasi dengan BPM,” Ageng menjelaskan.

Dalam skala perusahaan, menurut Trisakti, melalui pemakaian UC ini pihaknya memperoleh banyak manfaat. Antara lain, bisa melakukan kolaborasi dan integrasi. Misalnya, ketika berbicara melalui headset dengan solusi OCS, mereka juga dapat menerima informasi/data yang berkaitan dengan permasalahan yang dibicarakan. Bahkan, mereka dapat melakukan instant messaging dengan beberapa topik yang berbeda. Juga, mempercepat proses pengambilan keputusan, karena tidak ada batasan waktu dan tempat. Hal yang tak kalah penting adalah menghemat biaya komunikasi. “Estimasi peningkatan efisiensi user sebesar 30%-40%,” kata Trisakti memperkirakan.

Secara keseluruhan, Ageng mengklaim, kini semua proses bisnis di MEPI sudah terintegrasi. Semua input dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan langsung ke dalam sistem. Bila input memerlukan review atau approval, sistem akan menjalankan workflow terhadap input itu ke pihak-pihak yang berwenang. “Setelah review atau approval diperoleh melalui sistem, maka data input tadi dijadikan data final yang tersaji ke semua laporan,” ujar Ageng. “Kami mengharapkan sistem ini bisa menjadi business enabler dan mampu turut mendorong pertumbuhan perusahaan ke depan,” tambahnya.

Klaim Ageng diamini Dony Noerwahjono. Menurut Manajer Dukungan Operasional wilayah Lematang, sekarang proses reporting ke kantor pusat bisa dilakukan melalui e-mail atau sistem back end. “Kemudahannya adalah sangat cepat dan akurat,” katanya mengakui.

Manfaat Solusi UC:

  • Untuk meeting tidak perlu bertemu langsung, karena bisa lewat telekonferensi.

  • Efisiensi biaya, terutama ketika harus memanggil ekspatriat ahli migas atau ahli pengeboran dari luar negeri, sehingga menghemat biaya akomodasi dan gaji hariannya (dalam US$).

  • Biaya operasional kantor lebih murah, sebab tidak semua karyawan harus hadir di kantor. Fasilitas kantor pun bisa dipakai bersama.

Riset: Dian Solihati

Leave a Reply

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)