Satu hal tidak berubah adalah perubahan itu sendiri. Perubahan itu konstan, terus ada di mana pun dan kapan pun. Apakah kita berubah atau tidak, tetapi perubahan tetap akan ada. Demikian pembukaan yang disampaikan Evelyn Yonathan, Chief of People Officer Lazada Indonesia dalam webinar yang bertajuk ‘Indonesia HR Trends and Future Readiness Amidst Pandemic Challenges‘ yang diselenggarakan oleh Majalah SWA ( 28/9/2021).

Dalam kesempatan itu, Evelyn yang menjadi salah satu pembicara, mengangkat topik mengenai ‘Agility to Change’. Ia membagikan pengalaman internal Lazada menghadapi perubahan di dalam perusahaan. “Menurut saya apakah kita akan berhasil mengadopsi atau tidak sebuah perubahan, yang terpenting adalah miliki dulu agility sebagai budaya perusahaan” jelasnya.

Agility itu adalah kemampuan beradaptasi ketika ada tantangan. Namun, menurut Evelyn, agility ditumbuhkan tidak hanya karena ada tantangan kemudian berusaha berubah. “Kita melakuan perubahan apakah hanya semata sebagai sikap reaktif? Tentu saja tidak, makanya saya tambahkan bahwa perubahan itu juga bisa bersifat inisiatif, tidak hanya reaktif,” ia menegaskan.

Di Lazada perubahan itu meliputi 4 core, yakni: mind, body, soul dan technology. Menurt Evelyn, 4 core tersebut memiliki tujuan akhir yaitu mencapai company objective yang menjadi north star dari semua orang di dalam perusahaan. Apa pun yang dilakukan HR harus mendukung bisnis menuju ke objektif atau north star.

Core yang pertama Teknologi. Lazada sebagai tech-company sudah pasti harus memiliki teknologi yang mumpuni, kenapa? Karena nature bisnisnya harus serba cepat. Evelyn menjelaskan kenapa teknologi itu penting, karena teknologi ibarat kendaraanya perusahaan. Dengan teknologi yang cepat dan terintegrasi maka komunikasi dalam organisasi bisa lebih fun, proses pengambilan keputusan bisa lebih cepat dan bisa melakukan real time engagement.

Kemudian poin kedua dari core adalah data collection. Di Lazada, setiap keputusan yang dimbil harus didukung atau berdasarkan data. Dan yang ketiga adalah self-service, jadi tidak hanya meng-empower karyawan di organisasi untuk melakukan self service, tapi juga dari bisnis, seller-seller Lazada juga diberdayakan untuk bisa melakukan self-service.“Jadi dulu itu kalau seller-nya tidak punya key-count manager, dia berasa hilang, ini saya harus kemana ya? Orangnya sudah resign. Nah, sekarang di Lazada, ada atau tidak ada key-count manager, seller sudah bisa berbisnis sendiri. Karena datanya sudah siap sedia, seller dibekali skill untuk bisa baca datanya.” jelas Evelyn.

Mengapa self service ini penting? Menurutnya karena dengan self-service, proses bisa streamline. Dengan demikian jumlah SDM yang dibuutuhkan tidak harus banyak, organisasi jadi lebih ramping dan lincah. Hal inilah yang terjadi di dalam Lazada, jumlah SDM sedikit, organisasi jadi sangat lean. Kenapa bisa demikian? Karena teknologi sangat memungkinkan semua proses jadi cepat dan streamline.

Evelyn membagikan beberapa contoh teknologi yang ada di Lazada, yang dipakai untuk employee engagement, pertama adalah DingTalk. Ini adalaah platform komunikasi perpaduan antara Zoom dan WhatsApp. Platform ini digunakan on daily basis dalam hal membnagun komunikasi dengan tim Lazada di negara-negara lain, atau dengan tim yang ada di Alibaba.

Kemudian juga ada Alilang, ini adalah VPN internalnya Lazada. Jadi, karyawan yang akan bekerja dari mana pun, bisa melakukannnya sepanjang ada Alilang dalam komputernya. Ketiga, Lazada juga memiliki chatbot untuk internal karyawan, namanya LazRita, ini untuk memastikan bahwa karyawan bisa mendapatkan jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan seputar HR.

Keempat ada Lazada Grow. Ini adalah learning portalnya, yang mana sudah terintegrasi dengan Udemy. Dengan demikian, semua Lazadian (sebutan untuk karyawan Lazada) punya akses ke Udemy. Semua modul training dari negara manapun akan dimasukan ke Lazada Grow ini.

Berikutnya, ada MyLazada. Ini adalah internal portal untuk self service dan leave management, performance management, travel expenses, hiring request, IT portal sampai Podcast. Lewat MyLazada ini juga Lazadian bisa melihat internal aktivitas tim Lazada di seluruh Asia Tenggara, misal siapa yang sedang cuti, siapa yang baru pindah posisi, dan lainnya. Kenapa hal ini penting, karena Lazada ada di 6 negara dan borderless, artinya interaksi tim antar negara sangat tinggi satu dengan lainnya sehingga penting untuk mengetahui aktivitas dan kondisi antar tim.

Dalam paparannya Evelyn juga mengaku Lazada juga pernah punya pengalaman gagal melakukan perubahan. Hal itu disebabkan karena langkah perubahan diambil tetapi teknologinya belum siap sehingga yang terjadi perusahaan kehilangan banyak karyawannya (resign). Hal ini menjadi pelajaran berharga bagi Lazada.

“Kami kemudian telusuri lebih dalam kenapa ini bisa terjadi dengan melakukan wawancara mendalam denga para manager. Akhirnya terlihat masalahnya ada pada teknologi yang belum siap mendukung perubahan. Inilah kenapa kemudian teknologi menjaid hal yang sangat penting bagi kami.” jelas Evelyn.

Kedua adalah mind. Artinya jika akan berubah, maka siapkan juga skill dan kompetensi SDMnya. Ketiga adalah body, maksudnya adalah kesehatan fisik dan kesejahteraan karyawan berpengaruh ke kinerja perusahaan maka hal ini penting juga diperhatikan oleh tim HR.

Keempat adalah soul, artinya, memelihara engagement. Lazada membangun budaya engagement dengan tagline ‘live seriously, work happily. Ini dieksekusi dengan employee engagement, value internalization, employee care, employee wellbeing, employee appreciation, dan trust & relationship. Ini semua dilakukan untuk mesatikan bahwa karyawan merasa diperhatikan.

Di akhir pemaparannya, Evelyn menyampaikan rangkumannya. Pertama, perusahaan harus punya north star. Apa itu north start dalam perusahaan? Menurut Evelyn, ini adalah company atau business objective itulah north star yang jadi tujuan akhir dari segala macam perubahan atau langkah apa pun yang diambil.

Kedua, jangan berubah hanya karena demi perubahan karena perubahan itu mahal dalam hal modal materi, waktu, budaya. Ketiga, dalam waktu yang terbatas dan SDM yang kecil, maka lakukan hal-hal yang kecil tetapi berdampak besar, inilah pengalaman riil Lazada, yang jumlah karyawan sedikit tetapi bisa berdampak besar. Keempat, perusahaan berusaha untuk transparan dan find advocates untuk memastikan mereka menerima perubahan itu. Di Lazada, menurut Evelyn, mayoritas karyawan adalah milenial, sehingga mereka selalu ingin tahu kenapa karyawan atau perusahaan harus melakukan ini dan itu? Di mana peran dia didalam program atau aktivitas tersebut?.

Berikutnya adalah know your customer. Dalam hal ini, hubungan perusahan ke karyawan maka pelanggannya adalah karyawan. Evelyn membagikan tips sederhananya untuk mengenal lebih dekat karyawan yakni dengan berinteraksi di media sosial. “Saya menggunakan Instagram. Jadi, di IG 90% follower saya adalah teman-teman Lazadian dan kami benar-bener connect di situ udah kayak teman. Dari situ saya tahu oh anak-anak ini sukanya ini, mereka akan merasa diapresiasi kalau ini, jadi know your costumer.” ungkapnya.

Dan yang terakhir jangan takut salah. Sebab, kalau bicara perubahan tidak ada blue print, just do it, jangan tunggu-tunggu. Jika semakin ditunggu tidak akan bergerak, yang penting menurutnya jangan melakukan kesalahan yang sama.

Editor : Eva Martha Rahayu

www.swa.co.id