Nama DataOn kini sudah cukup dikenal sebagai penyedia solusi Human Resource Information System (HRIS). Padahal, dari segi usia, brand perusahaan ini sejatinya masih relatif muda, yakni baru didirikan pada 1999 oleh Gordon James Enns dan Casey Kim di Washington, Amerika Serikat.

DataOn terus berkembang secara organik, hingga sekarang memiliki lebih dari 300 karyawan. Di mata para pendiri DataOn, Indonesia dipandang sebagai negara potensial. Tak mengherankan, setahun setelah berdirinya, Indonesia dipilih sebagai lokasi pengembangan teknologi dan operasi bisnisnya, dengan menggunakan nama PT Indodev Niaga Internet.

Mulanya, DataOn bergerak di bisnis penyediaan solusi pengembangan website. Kemudian, secara bertahap menjalankan bisnis software dan menambah variasi produk, seperti ERP, supply chain management, dan HRIS.

Rupanya, peruntungan bisnis DataOn di bisnis software HRIS sangat baik. Solusi HRIS terintegrasi dengan brand GreatDay HR yang dikembangkannya, dan kini telah digunakan oleh lebih dari 2.000 perusahaan ternama di Asia.

Sebagai perusahaan yang sukses memasarkan solusi HR terintegrasi, bukan berarti DataOn tak menghadapi tantangan dalam mengelola SDM-nya. Menurut Yus Wadi, Direktur Operasi PT Indodev Niaga Internet, di kala perusahaan sedang tumbuh, pihaknya justru menemui sejumlah tantangan terkait people.

“Seiring DataOn tumbuh, atmosfer kekeluargaan kami memudar. Sikap awal perjuangan untuk membangun perusahaan berubah menjadi perjuangan harian dengan pekerjaan yang repetitif,” ungkap Yus. Sebagai dampaknya, tingkat turnover karyawan meningkat, produktivitas berkurang, dan kepuasan pelanggan menurun.

Untuk mengatasi permasalahan itu, langkah pertama yang dilakukan perusahaannya adalah berinvestasi pada people. Caranya, dengan membangun working environment dan insentif yang menarik. “Kami merasa bahwa jika karyawan memandang perusahaan peduli terhadap lingkungan kerja dan kontribusi mereka, mereka akan berkomitmen untuk memberikan solusi terbaik bagi pelanggan kami,” kata Yus di hadapan para juri HR Excellence 2020.

Upaya mengembangkan lingkungan kerja yang menarik tersebut yaitu dengan membangun kantor baru dengan format open office. Hal ini untuk menumbuhkan suasana komunikatif.

Perusahaan pun berinisiatif menyediakan free lunch untuk karyawan. Harapannya, mereka bisa menghabiskan waktu makan bersama rekan kerja dan pada gilirannya membangun hubungan kerja yang lebih baik.

Di samping itu, perusahaan ini juga menyediakan fasilitas pendukung lain, seperti fasilitas gym dan ruang hiburan, agar bisa menghadirkan suasana work-life balance saat karyawan berada di kantor.

Yang tak kalah penting, perusahaan ini merancang complex incentive system dalam hal pembagian bonus kepada karyawan di semua level, yang didasari perhitungan kombinasi pencapaian perusahaan dan kinerja individu.

Konsep insentifnya adalah mengalokasikan setiap project kepada tim inti dan supporting. Jika project tersebut berhasil meraih achievement berdasarkan ukuran yang sudah disepakati, insentif akan diberikan untuk tiap tiga bulan. Insentif itu dilihat dari data yang mereka laporkan, yang juga akan terkait dengan kenaikan gaji mereka setiap tahunnya.

Dari situ, menurut Yus, dampaknya kemudian terlihat pada engagement survey karyawan yang menunjukkan tren sangat positif. Produktivitas pun diklaim bisa meningkat rata-rata hingga 90%.

Agar lebih objektif, diukur juga customer satisfaction secara digital kepada klien DataOn. Indikator pengukurannya mulai dari stabilitas dan performa produk, serta customer journey mulai dari tahap penjualan, implementasi, hingga pasca-sales. “Kami juga melihat dari service level agreement, di mana antara respons dan resolustion harus bergerak secara seimbang. Hasilnya, kepuasan pelanggan kami mengalami peningkatan,” kata Yus, bangga.

Meski demikian, diakui Yus, pihaknya masih menjumpai tantangan dalam hal turnover, terutama untuk karyawan baru. Ia menilai hal ini karena belum terbangunnya loyalitas terhadap perusahaan. Namun, ia mengklaim, karyawan yang sudah bekerja lebih dari dua tahun umumnya dapat dipertahankan dengan baik oleh perusahaan.

Yus menegaskan bahwa aspek employee engagement tetap menjadi prioritas bagi perusahaan. Alasannya, memiliki karyawan yang termotivasi dan produktif akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan.

Yus meyakini, di samping remunerasi atau kompensasi, ada beberapa faktor lain yang akan mendorong motivasi karyawan. Ia tak menyangkal, hal pertama karyawan perlu merasa aman secara finansial. “Berikutnya, yang penting adalah menjamin career development melalui program pelatihan, pendidikan, dan transfer of knowledge, sehingga akan menimbulkan rasa bangga kepada tempat kerja dan apa yang dilakukannya,” ia memaparkan.

Tentu saja, solusi GreatDay HR juga diimplementasikan di perusahaan ini. “Moto kami adalah melakukan bisnis melalui teknologi,” kata Yus tandas.

Dengan menggunakan solusi GreatDay HR, Yus menjelaskan, karyawan dapat dengan mudah mengelola data personalnya, melaporkan kehadiran, mengajukan cuti, melihat slip gaji, mengajukan klaim penggantian biaya, dan hal-hal yang berkaitan dengan HR lainnya. Semua pengguna menerima informasi dan pengumuman perusahaan, memiliki pengingat tentang status kehadiran atau status karyawan, dan dapat melakukan posting media sosial secara internal.

Melalui sistem ini pula, perusahaan membuka kesempatan bagi karyawan untuk mengemukakan pendapat. Sebaliknya, perusahaan juga dapat melakukan survei ke karyawan. Masukan dan aspirasi ini, kata Yus, akan dipertimbangkan manajemen saat mengambil keputusan.

Dalam mendukung komunikasi yang lebih baik, konsep media sosial terintegrasi sudah disediakan GreatDay HR. Dengan sistem ini, komunikasi menjadi lebih terstruktur, dan menghasilkan data yang dapat diakumulasi menjadi sebuah dasar untuk menjalankan social performance management.

Tentang solusi GreatDay HR, menurut Yus, ke depannya DataOn akan secara aktif menambahkan fitur-fitur yang berkontribusi dalam meningkatkan employee engagement. Harapannya, solusi GreatDay HR yang makin kaya ini juga bisa memenuhi kebutuhan karyawan dari semua jenis perusahaan. (*)

Jeihan K. Barlian & Anastasia A. Suksmonowati

www.swa.co.id