Oleh: Jusuf Irianto, Guru Besar Manajemen SDM Departemen Administrasi Publik FISIP Universitas Airlangga

Penempatan pada jabatan (job placement) yang membutuhkan pegawai baru merupakan langkah penting guna memastikan kesesuaian antara karakteristik pribadi dengan pekerjaan. Kesesuaian karakteristik antara individu dengan pekerjaan menjamin peningkatan kinerja serta keberhasilan pencapaian tujuan lebih efektif.

Perusahaan harus konsisten menempatkan pegawai pada pekerjaan yang tepat sesuai karakteristik dan kompetensinya. Selain sebagai distribusi SDM memenuhi kebutuhan pekerjaan atau jabatan tertentu, penempatan dapat dipahami sebagai pemberian tugas atau penugasan kembali pegawaipada pekerjaan baru atau berbeda.

Fungsi-fungsi manajemen SDM lain yang memiliki keterkaitan erat dengan penempatan meliputi rekrutmen dan seleksi. Jika fungsi-fungsi tersebut berjalan efektif, maka penempatan jabatan akan dapat dilaksanakan secara lebih efektif pula.

Rekrutmen dan Seleksi

Penugasan karyawan baru untuk suatu pekerjaan atau jabatan tampaknya merupakan suatu kegiatan sederhana alias mudah dilakukan. Dalam rekrutmen, perusahaan mengumumkan kebutuhan kebutuhan karyawan baru ke publik melalui media massa baik cetak maupun elektronik.

Pemanfaatan media massa sebagai wahana mengiklankan kebutuhan perusahaan untuk kandidat dan posisi tertentu. Dalam iklan tersebut, perusahaan memberi info deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan secara rinci. Seorang kandidat dapat mempertimbangkan pilihannya berdasarkan karakteristik dan kompetensi sesuai kebutuhan perusahaan.

Setiap kandidat berharap dapat diterima sesuai harapan dan pilihannya. Karena itu, proses seleksi harus dilaksanakan penuh tanggung jawab sesuai kaidah sistem merit. Seleksi harus dilaksanakan secara obyektif dan menjamin keadilan (equal employment opportunity).

Sementara bagi perusahaan adalah logis untuk memilih dan kemudian menempatkan individu sesuai kebutuhan. Rekrutmen dan seleksi harus diyakini sebagai fungsi manajemen SDM yang dilaksanakan dengan benar dan menghasilkan keputusan yang tepat.

Problem Penempatan Jabatan

Namun demikian, fungsi penempatan tak sesederhana seperti terlihat dalam kenyataan. Terdapat beberapa masalah yang terjadi tatkala tahap penempatan pekerjaaan atau jabatan dilaksanakan. Pemerintah Indonesia misalnya, baru-baru ini dikejutkan dengan pengunduran diri sejumlah Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) sehingga merugikan negara.

CPNS yang mengundurkan diri tersebut sudah dinyatakan resmi diterima melalui seleksi yang membutuhkan anggaran dan sumber daya lain yang sangat besar dengan proses panjang sejak 2021. Pada saat memasuki tahap penempatan, CPNS ternyata undur diri dengan alasan ditempatkan pada lokasi kerja yang jauh dari tempat tinggal/asal atau tak sesuai dengan harapan.

Pemerintah tentu saja dirugikan dengan fenomena pengunduran diri CPNS tersebut. Tak sekadar anggaran dan sumber daya, pemerintah juga harus mencari pengganti segera agar pelayanan kepada masyarakat tidak terganggu. Belum terisinya pekerjaan atau jabatan tentu saja juga dapat menggangu kinerja organisasi.

Organisasi baik sektor publik (pemerintah) maupun swasta (perusahaan) membutuhkan SDM yang handal mencapai kinerja optimal. SDM terbaik yang diperoleh melalui seleksi ketat diharapkan mampu melaksanakan tugas dan kewajibannya secara efektif serta mampu bekerja sesuai dengan posisi jabatan yang ditempatinya.

Namun tak mudah mewujudkan harapan tersebut dengan mengingat waktu yang terus berubah dan dinamis mempengaruhi persepsi, sikap, dan perilaku karyawan. Kemungkinan terjadi perbedaan antara hasil seleksi dengan performa calon karyawan pada saat ditempatkan dalam jabatan atau pekerjaan.

Hasil yang baik pada saat seleksi berbeda dengan pada saat melaksanakan pekerjaan di tempat kerja. Perbedaan ini disebabkan oleh sejumlah faktor internal dan eksternal individu yang sangat dinamis.

Faktor eksternal individu misalnya berupa lingkungan kerja, faktor kepemimpinan dan tim kerja, sistem dan kebijakan organisasi, atau faktor perkembangan teknologi. Perubahan sangat drastis terjadi pada lingkungan eksternal yang mampu mempengaruhi level kinerja karyawan pada saat bekerja.

Sementara faktor internal individu misalnya berupa adanya perubahan etos kerja yang mencerminkan kemampuan karyawan memenuhi sejumlah tuntutan pekerjaan. Keberhasilan karyawan mencapai kinerja optimal dipengaruhi passion, motivasi, dan sejumlah faktor individual lainnya.

Baik faktor internal maupun eksternal menyebabkan perusahaan memiliki pertimbangan khusus untuk menentukan proses penempatan individu lebih efektif. Kecermatan menentukan spesifikasi pekerjaan yang merefleksikan profil individu perlu mempertimbangkan spesifikasi beberapa jabatan atau pekerjaan tertentu. Pertimbangan dimaksudkan agar tercapai kesesuaian antara karakter individu dengan jabatan/pekerjaan tersebut.

Manajer departemen SDM harus mampu memahami dan memanfaatkan setiap karakter atau atribut khas setiap individu. Atribut individu bersifat unik dan bervariasi terutama jika dilihat dari kemampuan, minat, data biografis, dan dimensi kepribadian lain yang bersifat independen.

Dalam konteks penempatan jabatan, karakter atau atribut individual seseorang sebaiknya dilihat sebagai profil unik sekaligus sebagai indicator skor tertinggi relevan dengan tugas dan pekerjaan yang akan dilakukannya. Semakin khas atribut individu dengan skor korelasi yang tinggi terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu, semakin tinggi pula prioritas untuk penempatan jabatan.

Karena itu, penetapan profil dengan atribut yang unik dari setiap individu serta karakter pekerjaan dapat dipadukan secara optimal berdasarkan batasan (definisi) yang telah ditetapkan tentang karakteristik pekerjaan yang membutuhkan (demand) dan ketersediaan (supply) SDM.

Jika jumlah individu sangat banyak alias melampaui jumlah kebutuhan dalam kaitannya dengan pekerjaan yang terbatas, maka hanya bagi individu dengan kualifikasi terbaik yang dapat dipilih dan kemudian ditempatkan. Sebaliknya, jika kondisi menunjukkan lebih banyak pekerjaan tersedia dan membutuhkan penempatan baru, maka penempatan jabatan/pekerjaan justeru akan lebih optimal.

Karena itu, jumlah individu dan pekerjaan yang tersedia dalam organisasi merupakan dua faktor yang dapat mempengaruhi atau menentukan keefektifan proses penempatan kerja pada setiap organisasi. Kedua faktor ini akan lebih kuat peranannya jika dipadukan dengan tranformasi digital sebagai instrumen efektif bagi fungsi rekrutmen, seleksi, dan penempatan kerja.

Transformasi Digital

Transformasi digital yang digaungkan intensif bagi dunia bisnis diperkirakan akan mampu mengubah lanskap bisnis menjadi lebih efisien, efektif, proaktif-responsif, serta berfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan. Dalam situasi dunia bisnis dituntut berkinerja lebih baik, maka perusahaan harus mampu beradaptasi melaui transformasi digital yang juga menyentuh fungsi rekrutmen, seleksi, dan penempatan kerja.

Kondisi lingkungan kerja, karyawan sebagai tenaga kerja, dan tempat kerja (workplace) memiliki relasi sangat erat dan bersifat dinamis seiring berjalannya waktu. Terjadi perbedaan antar generasi dengan karakter beragam dan unik. Perbedaan tampak misalnya untuk karakter generasi milineal dan generasi Z beda dengan pendahulunya.

Dunia yang berubah dengan cepat akibat digitalisasi dan sejumlah teknologi baru yang menyertainya berdampak pada peningkatan kebutuhan kompetensi atau skill berbeda dan unik pula. Sementara di sisi lain persediaan individu terampil dengan pilihan yang belum pernah ada sebelumnya berjumlah sangat terbatas alias langka.

Dengan transformasi digitial didukung teknologi penyerta dalam bentuk semisal artificial intelligence, big data, machine leaning, dan sebagainya akan dapat dipetakan dan diperoleh narasi kecenderungan (trends) perubahan dan kebutuhan sehingga dapat diantipasi.

Kecenderungan tersebut dapat dipolakan (pattern) sedemikian rupa dengan digitalisasi sehingga dapat diketahui metode bekerja dan skill yang dibutuhkan, sistem tanggung jawab dan interaksi antar individu dalam bekerja yang terbaik, dan seterusnya.

Interaksi antar individu yang selama ini menjadi perhatian dalam aliran manajemen hubungan manusia (human relation), dengan menggunakan teknologi digital selanjutnya dapat mengatasi masalaah cara berkomunikasi dan berinteraksi lebih mudah.

Tak sekadar dengan sesama, komunikasi digital juga mengubah perilaku konsumen dalam mengkonsumsi produk. Karena itu, karyawan harus memiliki skill khusus dalam berkomunikasi dengan pelanggan di era pemasaran digital seperti saat ini.

Transformasi digital terus bergulir menciptakan pola baru dalam rekrutmen, seleksi, dan penempatan jabatan. Kini dunia bisnis memasuki era serba digital. Sudahkah kita siap memanfaatkannya untuk rekrutmen, seleksi, dan penempatan? Bagaimana pendapat anda?