Management

Surya Madistrindo, Ubah Sistem Operasional agar Karyawan Tetap Produktif di Tengah Pandemi

Surya Madistrindo, Ubah Sistem Operasional agar Karyawan Tetap Produktif di Tengah Pandemi
Daniel Bahar, Direktur PT Surya Madistrindo (kiri) dan Muchlis Hamid.
Daniel Bahar, Direktur PT Surya Madistrindo (kiri) dan Muchlis Hamid.

Survei Employee of Choice 2022 yang dilakukan oleh perusahaan konsultan global, KornFerry, kembali menempatkan PT Surya Madistrindo sebagai perusahaan terbaik di kategori perusahaan dengan jumlah karyawan di atas 1.000 orang. Total karyawannya hingga Maret 2022 tercatat kurang-lebih 12.000 orang.

Anak perusahaan PT Gudang Garam Tbk. ini meraih final effectiveness score tertinggi, yakni 93. Skor ini dihasilkan dari penghitungan dua parameter survei, yaitu level employee engagement dan enablement karyawan.

Menjadi perusahaan terbaik di mata karyawan, terutama di saat-saat perusahaan tengah menghadapi krisis kesehatan dan ekonomi yang diakibatkan oleh pandemi Covid-19, tentulah merupakan prestasi tersendiri. “Sebagai perusahaan distribusi yang bertugas untuk memastikan produk kami dapat diterima oleh konsumen, karyawan tetap dituntut untuk tetap bekerja di lapangan, sehingga menjaga keselamatan dan kenyamanan karyawan dalam bekerja adalah tantangan terbesarnya,” kata Daniel Bahar, Direktur PT Surya Madistrindo.

Daniel bercerita, pada Maret 2020, pihaknya masih mereka-reka, Covid-19 itu seperti apa dan akan berapa lama. Namun, ketika pemerintah mengumumkan bahwa virus corona masuk ke Indonesia dan kita harus jalani protokol Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM), manajemen Surya Madistrindo langsung melakukan penanganan yang cukup cepat. “Juga dibantu oleh induk perusahaan kami, Gudang Garam,” ungkapnya.

Tantangan yang dihadapinya adalah bagaimana agar rokok yang diproduksi oleh Gudang Garam tetap bisa sampai ke konsumen. “Dan, kami tidak bisa bergerak sendiri tanpa ada petugas distribusi yang mengantarkan sampai ke sub-sub agen dan konsumen. Jadi, tantangannya adalah bagaimana di tengah kondisi PPKM, produk tetap bisa sampai ke konsumen, tapi dengan keadaaan semua serba disesuaikan (adjustment),” Daniel menjelaskan.

Maka, yang pertama dilakukan oleh Surya Madistrindo adalah me-review sistem operasional perusahaan. Sebagai contoh, salesman dan sub-agen sebenarnya sudah punya jadwal untuk berkeliling di suatu teritori pada jam-jam tertentu, mengantarkan rokok ke banyak peritel. Otimatis jadwal yang sudah dibuat itu tidak bisa dilaksanakan karena adanya pembatasan mobillitas dan banyak jalan yang ditutup. Untuk itu, langkah pertamanya adalah mengubah sistem operasional di lapangan.

“Nah, perubahannya tentu tidak bisa seragam dari pusat, karena kita tahu ketika pandemi, setiap pemerintah daerah punya kebijakan PPKM sendiri, sesuai kondisi kasus pandemi di daerahnya. Akhirnya, setiap area manager harus menyusun ulang proses penjualan di area teritori mereka. Jadi, ada semacam otonomi/pemberdayaan kepada kantor area/manajer area setempat untuk menyusun operasional yang sesuai dengan kondisi di daerahnya, tapi tetap dimonitor oleh kantor pusat,” Daniel menerangkan. Saat ini, Surya Madistrindo memiliki 65 kantor area dan di bawahnya ada (total) 260 titik pos stop.

Sementara itu, untuk menjamin lingkungan kerja memenuhi aspek CHSE (kebersihan, kesehatan, dan keamanan) sehingga memberikan rasa aman, nyaman, dan trust karyawan dalam bekerja di era pandemi, ada dua aspek yang menjadi perhatian Surya Madistrindo. Yaitu, aspek fisik dan nonfisik.

Pertama, aspek fisik, yakni memastikan karyawan kuat/sehat secara fisik. Yang dilakukan perusahaan ini, antara lain, menyiapkan disinfectant chamber di seluruh kantor area, scara reguler mengadakan penyemprotan disinfektan di ruang kerja dan kendaraan operasional, melakukan rapid test dan tes lanjutan (apabila reaktif) secara berkala 2-4 minggu sekali, menambah bujet pembelian vitamin, menyiapkan standard operating procedure apabila ada karyawan atau keluarganya yang terkonfirmasi positif, mendirikan rumah sehat (rumah isolasi khusus karyawan yang terkonfirmasi positif Covid-19), serta menyediakan perangkat pelindung diri, masker, hand sanitizer, face mask, dsb.

Yang kedua, aspek nonfisik. Surya Madistrindo secara intensif memberikan informasi/pengetahuan terkait Covid-19 melalui media internal karyawan (intranet, workplace, Instagram, dsb.). Training dan kegiatan internal perusahaan yang bertujuan menjaga motivasi pun tetap dijalankan, yaitu secara online.

Di samping itu, Daniel menambahkan, perubahan kebijakan perusahaan yang berdampak pada karyawan dalam menghadapi krisis di era pandemi selalu dikomunikasikan kepada karyawan melalui jalur komunikasi (media konvensional dan nonkonvensional). Dia menegaskan, sebagai perusahaan distribusi, kekuatan terbesar ada pada karyawan sehingga perusahaan tetap fokus pada penguatan kualitas SDM.

Dalam membangun dan menjaga engagement karyawan di era pandemi, ada enam aspek yang dijalankan oleh Surya Madistrindo. Pertama, clear and promising direction. Acara awal tahun tetap dilaksanakan secara online melalui kanal YouTube, yaitu dengan mengadakan syukuran bersama pada hari pertama bekerja di awal tahun sebagai ucapan syukur atas pencapaian tahun sebelumnya dan sosialisasi arahan perusahaan ke depan.

Kedua, confidence in leaders, yakni mengampanyekan sosok leader secara bergantian melalui media sosial internal (workplace dan Instagram) dalam bentuk poster digital dan podcast. Ketiga, quality and customer focus, dengan menyediakan fasilitas isolasi untuk sub-agen dan keluarganya.

Keempat, respect and recognition. Pemilihan Best Leader, Best Employee, Best Area Office, dan Best Regional Office tetap berjalan sama seperti era sebelum pandemi. Kelima, development opportunities; proses restrukturisasi dan promosi tetap berjalan sama seperti era sebelum pandemi.

Dan, keenam, pay and benefits, yaitu menyesuaikan benefit kesehatan untuk rawat jalan dan pembelian vitamin dengan keadaan pandemi. Misalnya, memberikan reimburse pembelian hand sanitizer dan menambah plafon vitamin sebesar 10%.

“Filosofinya adalah, apa pun kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan pasti mempunyai maksud dan tujuan yang strategis dan terukur. Sehingga, kami harus memastikan tujuan ini dapat tetap tercapai (tidak dihilangkan) dengan cara yang sudah disesuaikan dengan situasi pandemi,” kata Daniel.

Dalam rangka membangun enablement karyawan, juga ada enam aspek. Pertama, performance management, yakni melakukan penyesuaian target pencapaian sesuai dengan kondisi pasar dan iklim ekonomi selama pandemi.

Aspek kedua, authority and empowerment, dengan memberikan otonomi kepada setiap kantor area untuk menentukan proses kerja yang sesuai dengan kebijakan pemerintah setempat dan cara kerja pemangku kepentingan (distributor, sub-agen, retailer, dsb). Aspek ketiga, resources, yakni membentuk tim paramedis yang terdiri dari dokter spesialis dan tenaga medis untuk menjalankan proses uji kesehatan di seluruh kantor area, juga sebagai rekanan yang dapat memberikan informasi medis seputar Covid-19.

Aspek keempat, training, yang tetap dijalankan secara online untuk training reguler. Selain itu, ada training nonformal yang dijalankan melalui workplace sebulan sekali dengan mengundang pembicara dari berbagai macam bidang. Aspek kelima, collaboration. Surya Madistrindo menyediakan Polycom (aplikasi teleconference) untuk dapat mengakomodasi online meeting.

Dan, aspek keenam, work, structure, and process. Yaitu, dengan menerapkan sistem kerja WFO dan WFH secara bergantian, juga pembagian jam kerja per kelompok untuk menghindari terjadinya penumpukan masa dalam satu waktu tertentu.

Dengan langkah-langkah itu, Daniel menyampaikan, Surya Madistrindo mampu beradaptasi. Hal ini juga menjadi ujian bagi perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan keadaan yang ada, seperti peraturan yang berubah dan pasar yang mengecil.

Kalau dilihat dari volume penjualan, memang terjadi penurunan. Namun, dari sisi pangsa pasar, justru mengalami pertumbuhan. “Ini kami lihat sebagai indikator bahwa perusahaan kami mampu beradaptasi dan bertahan. Kami bisa perform lebih baik daripada kompetitor kami,” kata Daniel. (*)

Arie Liliyah

www.swa.co.id


© 2023-2024 SWA Media Inc.

All Right Reserved