IPB University giat melakukan transformasi digital menuju digital campus, untuk menunjang proses bisnis serta kegiatan pendidikan, riset, dan pengabdian pada masyarakat. Bagaimana langkah pengembangan digital capabilities institusi ini dan sejauh mana progress-nya?

Memiliki visi besar untuk menjadi techno-socio-entrepreneurial university, IPB (Institut Pertanian Bogor) berusaha tetap relevan di era VUCA (volatility, uncertainty, complexity,ambiguity) dan disrupsi yang juga berdampak pada dunia pendidikan. Perguruan tinggi negeri yang kini di-branding dengan nama IPB University ini berupaya menyelaraskan proses pendidikan yang ditawarkan dengan dinamika yang berkembang.

Penyelarasan tidak hanya dengan mereorientasi kurikulum, tetapi juga dengan mengembangkannya sebagai digital campus. Langkahnya adalah merancang sejumlah sistem teknologi dan aplikasi sebagai fasilitas penunjang sistem informasi.

Dikemas dalam konsep IPB 4.0, visi ini diterjemahkan dalam rencana strategis (renstra/strategic planning)) yang holistik, menyangkut pendidikan, riset, dan praktik good governance. Rencana ini juga dilengkapi ukuran dan keterkaitan antar-inisiatif program.

Dalam dua tahun yang sudah dilewati dalam masa kepemimpinannya sebagai Rektor IPB, Dr. Arif Satria menegaskan bahwa transformasi digital menjadi kata kunci IPB demi meningkatkan digital capabilities dan membuat semua komponen IPB menjadi terkoneksi.

Sejak 2018, penyempurnaan infrastruktur digital dan integrasi sistem informasi telah dijalankan oleh IPB, sehingga urusan akademis, SDM, kemahasiswaan, dan keuangan menjadi terintegrasi. Implikasi lebih lanjut berupa kemudahan penyajian dalam berbagai platform aplikasi digital yang bisa diakses melalui smartphone.

Tak banyak perguruan tinggi dalam negeri yang rela mengucurkan dana miliaran rupiah untuk mengembangkan sistem teknologi informasi dan komunikasi (TIK) seperti yang dilakukan IPB. Pihak manajemen perguruan tinggi (PT) ini mengungkapkan, anggaran untuk belanja modal yang telah dikeluarkan khusus untuk perangkat baru mencapai Rp 9 miliar pada tahun 2018 dan Rp 6 miliar di tahun 2019. Sementara itu, khusus anggaran untuk pengembangan aplikasi, dalam satu tahun sekitar Rp 1,5 miliar.

Menurut Arif, terminologi IPB 4.0 mengacu pada respons IPB terhadap perubahan akibat Revolusi Industri 4.0 yang harus ditanggapi secara tepat, baik dalam hal good governance maupun kontribusi universitas terhadap masyarakat. Langkah pertama yang diayun Arif dan tim manajemen adalah membuat desain besar melalui renstra yang komprehensif.

Langkah kedua, menjalankan transformasi digital yang menurutnya menjadi keniscayaan yang tak bisa ditawar lagi untuk mewujudkan transparansi, akuntabilitas, akurasi, presisi, dan kecepatan. “Semua hal ini hanya dapat didukung apabila kami memiliki digital capabilities,” Arif menegaskan.

Transformasi digital IPB juga punya roadmap. Diawali dengan tahap pertama, yaitu pembenahan organisasi dan good governance. Yang sudah dilakukan adalah upaya penyempurnaan sistem kerja, pelayanan administrasi, dan integrasi sistem.

Tahap kedua yang akan berlangsung pada tahun 2020 adalah transformasi bidang pendidikan. Transformasi ini dilakukan dengan penyediaan sistem informasi penunjang kegiatan akademis dengan konsep kurikulum pendidikan K2020 yang mengombinasikan hard skill dan soft skill untuk menghasilkan lulusan dengan karakter powerfulagile learner.

Adapun tahap ketiga, yang dimulai pada pertengahan 2020, model penelitian di IPB akan berbasis teknologi digital dengan konsep pengembangan penelitian Agro-Maritim 4.0. Konsep penelitian ini bersifat kompleks, multidisiplin, dan transdisiplin dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai ujung tombak dalam rangka peningkatan efisiensi dan produktivitas pertanian dalam arti luas. Pelaksanaan penelitian ini akan bekerjasama dengan berbagai universitas mancanegara, seperti dari Belanda, Amerika Serikat, Australia, Jerman, Inggris, Tiongkok, dan Korea Selatan.

Definisi Agro-Maritim 4.0 sebagaimana disebutkan dalam buku Pengembangan Penelitian Agro-Maritim4.0 (terbitan IPB) adalah proses bisnis pertanian yang melibatkan teknologi informasi dan jaringan (internet) yang menghubungkan semua unit operasinya dengan berbagai instrumen (sensor-sensor, satelit atau UAV/drone) dan peralatan (robot dan mesin) yang memungkinkan bekerja sinergis dengan cepat, akurat, serta cerdas beracuan data dan informasi relevan terkini.

Siapa yang memegang peran penting dalam proses transformasi digital IPB menjadi digital campus ini? Boleh dibilang, peran pentingnya dijalankan oleh Direktorat Sistem Informasi dan Transformasi Digital (DSITD), yang saat ini dipimpin Julio Adisantoso. Direktorat ini terbagi dalam dua kelompok besar, yakni infrastruktur jaringan dan hardware (sekarang diperkuat 10 orang) serta sistem informasi dengan 25 karyawan. Tugas direktorat ini adalah mempersiapkan infrastruktur teknologi digital sebagai upaya mengoptimalkan proses bisnis dari yang sebelumnya bersifat manual menjadi digital dan otomatis.

Menurut Julio, DSITD berperan sebagai mitra strategis bagi setiap unit kerja untuk membantu meningkatkan kapabilitas digital. Sebagai gambaran, hingga akhir 2019 tim DSITD sudah mengembangkan 50 sistem informasi manajemen (SIM). Padahal, hingga akhir 2017 baru ada 16 SIM. SIM yang dikembangkan, misalnya, untuk kegiatan perkuliahan. Baik dosen, mahasiswa, maupun staf cukup membuka platform IPB Mobile untuk mengetahui informasi perkuliahan secara real-time.

Kehadiran aplikasi IPB Mobile for Student sejak pertengahan 2018 disambut baik oleh mahasiswa sebagai user-nya. Aplikasi ini telah menyediakan fitur jadwal kuliah, jadwal ujian, presensi, transkrip nilai, profil akademis, riwayat pembayaran biaya kuliah, dan layanan komplain elektronik.

Selain itu, ada pula aplikasi IPB Mobile for Parents sebagai wujud transparansi informasi yang diperlukan oleh orang tua, seperti riwayat pembayaran biaya kuliah, tingkat partisipasi kehadiran mahasiswa di kelas, riwayat nilai, dan jadwal perkuliahan. Dengan fitur-fitur tersebut, orang tua mahasiswa diharapkan dapat memantau secara langsung perkembangan akademis anaknya.

Saat mengembangkan sistem atau aplikasi baru, menurut Julio, pihaknya menganalisis kebutuhan user. “Kami melibatkan mereka, mulai dari kebiasaan hingga kebutuhan mereka, sehingga implementasi sistem baru tidak akan mengganggu proses kerjanya,” kata lelaki yang sehari-harinya juga dosen Ilmu Komputer ini. Misalnya, dalam pengembangan aplikasi Kartu Rencana Studi (KRS) Online, dilakukan semacam user acceptance test terlebih dahulu, agar aplikasi ini dapat diterima dengan baik.

Julio menjelaskan bahwa desain infrastruktur yang diterapkan pada sistem informasi IPB adalah integrasi sistem: semua data di setiap unit kerja harus tersimpan di database meski tidak harus terpusat. Yang penting, tidak boleh ada replikasi data. “Apabila unit A menyimpan data mahasiswa, unit lain tidak boleh menyimpan data mahasiswa,” katanya. DSITD bertugas menyiapkan desain infrastruktur dan mengintegrasikan semua unit kerja dalam melakukan transaksi data.

Jika sebuah unit membutuhkan data dari unit lain, DSITD menjembataninya melalui Application Programming Interface (API). Dengan demikian, tiap unit dapat mengakses data dari unit lainnya meskipun platformnya berbeda. Hal ini pula yang memungkinkan dibangunnya platform IPB Mobile. “Karena semua sistem datanya sudah terintegrasi, ketika disajikan dalam bentuk aplikasi mobile sudah tidak ada masalah,” kata Julio. “Aplikasi menjadi etalase dari semua data yang terintegrasi dari tiap-tiap unit kerja,” tambah pria yang juga merupakan Koordinator Tim Olimpiade Komputer Indonesia itu.

Semua desain sistem informasi IPB dikontrol oleh DSITD; dan setiap personel unit kerja sebagai user. Tiap unit dapat berkonsultasi dengan DSITD yang kemudian akan mengembangkannya ke dalam sebuah aplikasi. Kendati begitu, jika ada unit yang ingin mengembangkan suatu sistem sendiri juga diperbolehkan, asalkan mendapat approval dari DSITD, dengan maksud memudahkan integrasi data.

Salah satu inovasi berbasis aplikasi yang telah diterapkan pada sivitas akademika IPB adalah pencatatan presensi perkuliahan secara online. Cara kerjanya, mahasiswa memindai QR Code yang telah disediakan oleh sistem dengan menggunakan IPB Mobile for Student. Aplikasi ini akan mencatat waktu kehadiran dan koordinat perangkat mahasiswa, serta menandai bahwa mahasiswa tersebut hadir.

Sementara itu, dalam konteks manajemen risiko seperti untuk mengantisipasi terjadinya down time, DSITD telah menyiapkan sejumlah prosedur agar proses kerja tetap dapat berjalan. “Kami telah menyiapkan prosedur manual apabila sistem digital tidak berjalan atau jika misalnya mahasiswa tidak membawa smartphone,” kata Julio.

Selain untuk urusan perkuliahan, sebagai wujud pengabdian IPB kepada masyarakat dikembangkanlah Tani Center. Wadah ini berperan memaksimalkan layanan IPB secara online melalui aplikasi DigiTani, ataupun secara offline, kepada kalangan petani, peternak, dan pembudidaya ikan.

Aplikasi DigiTani dikembangkan untuk membantu menyelesaikan berbagai persoalan penyuluhan pertanian seiring dengan perkembangan teknologi yang dibutuhkan oleh petani. Sistemnya juga berupa mobile app. DigiTani menyediakan fasilitas untuk berkonsultasi ataupun diskusi secara online dengan penyuluh pertanian/profesional. Fasilitas lain yang dapat dimanfaatkan oleh petani adalah adanya artikel pertanian, kabar berita terbaru seputar pertanian, beragam informasi pertanian yang disajikan dalam bentuk video, monitoring lahan, dan tersedianya informasi harga. Aplikasi ini pun bisa sebagai platform jual-beli produk pertanian.

Meski sudah ada sejumlah quick wins, menurut Julio, upaya transformasi digital yang dijalankan IPB tidak akan berhenti di sini. Visi jangka panjangnya adalah dapat meningkatkan relevansi dan optimalisasi sumber daya IPB untuk pengabdian kepada masyarakat, termasuk memenuhi kebutuhan teknologi industri yang terus berkembang. “Langkah transformatif ini diharapkan dapat terus memberi manfaat untuk kemajuan bangsa,” ucapnya. (*)

Tiga Tahap Implementasi Konsep IPB 4.0

Ragam Aplikasi pada Platform IPB Mobile

Fungsi: Mengubah semua proses administrasi akademis secara digital dengan mudah dan cepat.

Jenis Mobile App:

IPB Mobile for Lecturer

Fiturnya:

IPB Mobile for Student

Fiturnya:

IPB Mobile for Parents

Fiturnya:

IPB Mobile for Alumni

Fiturnya:

DigiTani

Platform bagi pekerja penyuluhan dan akademisi untuk berbagi wawasan dan pengetahuan tentang pertanian melalui artikel dan forum diskusi. Petani dan praktisi lain di bidang pertanian diharapkan dapat memanfaatkan wawasan yang diperoleh melalui pertanian digital untuk diterapkan. Aplikasi ini merupakan kontribusi IPB dalam upaya memajukan pertanian Indonesia di era Industri 4.0.

www.swa.co.id